Một số vấn đề trong công tác tiếp nhận, xử lý thông tin lý lịch tư pháp tại các Sở Tư pháp hiện nay
Sign In

Một số vấn đề trong công tác tiếp nhận, xử lý thông tin lý lịch tư pháp tại các Sở Tư pháp hiện nay

10/04/2015

Thực tế công tác xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp tại các Sở Tư pháp trong thời gian qua cho thấy, bên cạnh những kết quả đạt được bước đầu khá cơ bản như số lượng thông tin tiếp nhận, xử lý ngày một nhiều, chất lượng ngày một nâng lên, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào xây dựng cơ sở dữ liệu ngày càng được chú trọng, công tác tiếp nhận, xử lý thông tin đang dần đi vào nền nếp...thì tại các Sở Tư pháp công tác tiếp nhận, xử lý thông tin lý lịch tư pháp còn đang gặp một số khó khăn, vướng mắc cần có giải pháp khắc phục kịp thời. Trong phạm vi bài viết này, tác giả mong muốn cung cấp cho người đọc những vấn đề cơ bản nhất về nghiệp vụ tiếp nhận, xử lý thông tin lý lịch tư pháp tại các Sở Tư pháp, đồng thời bài viết cũng đi sâu phân tích những khó khăn, vướng mắc hiện nay của các Sở Tư pháp trong công tác này và đề xuất những giải pháp để khắc phục.

 

1. Về nguồn thông tin lý lịch tư pháp

Theo quy định, Sở Tư pháp phải tiếp nhận, cập nhật, xử lý nhiều loại thông tin lý lịch tư pháp khác nhau. Chỉ tính riêng nguồn thông tin lý lịch tư pháp về án tích, theo quy định tại Luật Lý lịch tư pháp bao gồm 18 loại thông tin. Thông tin lý lịch tư pháp cung cấp cho Sở Tư pháp có thể được chia thành 2 nguồn cơ bản, cụ thể:

Một là: Thông tin lý lịch tư pháp được xác lập và phát sinh qua các khâu xét xử của Tòa án nhân dân các cấp như bản án hình sự đã có hiệu lực pháp luật, quyết định thi hành án hình sự, miễn chấp hành hình phạt, giảm chấp hành hình phạt; quyết định xoá án tích, quyết định án giảm hình phạt tử hình.... Các thông tin lý lịch tư pháp này do Tòa án các cấp trên địa bàn gửi cho Sở Tư pháp, nơi Tòa án có trụ sở.

Hai là: Thông tin về quá trình thi hành án hình sự do các cơ quan khác có liên quan cung cấp gồm:

- Giấy chứng nhận đã chấp hành xong hình phạt tù, giấy chứng nhận đặc xá, đại xá, là những thông tin phát sinh trong quá trình phạm nhân thi hành án.

 - Giấy chứng nhận chấp hành xong án phạt cải tạo không giam giữ, án treo, cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định, cấm cư trú, quản chế, tước một số quyền công dân.

- Bên cạnh số lượng thông tin về án tích, số lượng thông tin về việc thi hành phần dân sự trong bản án hình sự cũng rất lớn. Đó là thông tin về thi hành các hình phạt như phạt tiền, tịch thu tài sản, án phí và các nghĩa vụ dân sự khác của người bị kết án, quá trình thi hành án, giấy xác nhận kết quả thi hành án, văn bản thông báo kết thúc thi hành án trong trường hợp người bị kết án thực hiện xong nghĩa vụ...

- Các thông tin khác có liên quan đến lý lịch tư pháp bao gồm: Thông tin do các cơ quan đăng ký hộ tịch cung cấp các Quyết định cải chính hộ tịch cho người từ 14 tuổi trở lên và Giấy chứng tử.  

Theo báo cáo thống kê 3 năm thực hiện Luật LLTP (từ ngày 1/7/2010 đến ngày 01/7/2013), các Sở Tư pháp trên toàn quốc đã tiếp nhận được 642.011 thông tin lý lịch tư pháp, nhưng đến 31/12/2014 riêng số lượng thông tin tiếp nhận đã được cập nhật vào Phần mềm quản lý lý lịch tư pháp dùng chung cho các Sở Tư pháp tổng số là 1.087.175 thông tin. Có thể thấy, số lượng thông tin lý lịch tư pháp các Sở Tư pháp phải tiếp nhận, cập nhật, xử lý hàng năm là rất lớn và ngày càng tăng.

 2. Về các cơ quan cung cấp thông tin cho Sở Tư pháp

Theo quy định hiện hành thì những cơ quan có nhiệm vụ cung cấp thông tin về lý lịch tư pháp cho Sở Tư pháp bao gồm: Tòa án nhân dân các cấp; Viện Kiểm sát nhân dân cấp tỉnh; Công an cấp huyện; Cơ quan thi hành án dân sự các cấp; các Sở Tư pháp khác, Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia, Ủy ban nhân dân cấp huyện, xã và cơ quan, tổ chức khác có liên quan.

Theo quy định tại Thông tư liên tịch số 04 thì toàn bộ thông tin lý lịch tư pháp do Tòa án quân sự các cấp, Viện Kiểm sát quân sự các cấp, các trại giam, trại tạm giam, các cơ quan thi hành án dân sự thuộc Bộ Quốc phòng đều được chuyển cho Tòa án quân sự Trung ương và Tòa án quân sự Trung ương sẽ là đầu mối chuyển cho Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia. Sau khi nhận được thông tin từ Tòa án quân sự trung ương, Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia sẽ tiếp nhận, phân loại và thực hiện cung cấp thông tin cho Sở Tư pháp.

Do việc tiếp nhận và cung cấp thông tin như vậy sẽ mất nhiều thời gian, không đảm bảo tính kịp thời. Vì vậy, Bộ Tư pháp đã thống nhất với Bộ Quốc phòng thực hiện cung cấp thông tin lý lịch tư pháp theo phương thức: Đối với thông tin lý lịch tư pháp do Tòa án quân sự các cấp cung cấp cho Tòa án quân sự trung ương thì Tòa án quân sự trung ương chuyển những thông tin đó cho Sở Tư pháp nơi người bị kết án thường trú. Đối với những thông tin lý lịch tư pháp là Giấy chứng nhận chấp hành xong án phạt tù, Giấy chứng nhận đặc xá, Giấy chứng nhận đã chấp hành xong án phạt cải tạo không giam giữ, Giấy chứng nhận đã chấp hành xong thời gian thử thách án treo và các thông tin do cơ quan thi hành án cấp quân khu cung cấp cho Tòa án quân sự trung ương thì Tòa án quân sự trung ương sẽ gửi các thông tin này cho Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia, sau đó Trung tâm sẽ gửi cho các Sở Tư pháp.

Như vậy, hiện nay tại các Sở Tư pháp sẽ nhận được thông tin lý lịch tư pháp của những người bị Tòa án quân sự kết án bằng hai con đường, một là trực tiếp từ Tòa án quân sự trung ương cung cấp và do Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia gửi đến.

3. Về công tác tiếp nhận thông tin lý lịch tư pháp

Theo quy định của Thông tư liên tịch số 04, thông tin lý lịch tư pháp được gửi đến Sở Tư pháp dưới một trong các hình thức sau: Trích lục bản án hình sự theo mẫu hoặc bản chính hoặc bản sao bản án; Bản chính hoặc bản sao quyết định, giấy chứng nhận, giấy xác nhận, văn bản thông báo; Văn bản định dạng PDF (có chữ ký và con dấu) trong trường hợp cung cấp qua mạng máy tính; đối với thông tin lý lịch tư pháp có trước ngày 01 tháng 7 năm 2010, ngoài hình thức nêu trên, có thể được gửi dưới hình thức công văn trả lời.

Thực tế thời gian qua, các Sở Tư pháp chủ yếu nhận được thông tin lý lịch tư pháp bằng văn bản giấy và qua bưu điện hoặc chuyển trực tiếp. Riêng về bản án thì thường được gửi dưới dạng bản sao qua con đường bưu điện hoặc chuyển trực tiếp. Tuy nhiên, theo phản ánh của Tòa án nhân dân tối cao thì có một số Sở Tư pháp chỉ nhận Trích lục bản án hình sự theo mẫu mà không nhận bản án. Đây là vấn đề các Sở Tư pháp cần lưu ý, rút kinh nghiệm. Sau khi tiếp nhận thông tin lý lịch tư pháp do các cơ quan cung cấp, Sở Tư pháp có trách nhiệm vào Sổ tiếp nhận thông tin lý lịch tư pháp theo mẫu quy định.

3.1. Vào “Sổ tiếp nhận thông tin” lý lịch tư pháp

Sổ tiếp nhận thông tin lý lịch tư pháp theo mẫu quy định bao gồm các nội dung: Số thứ tự, ngày tiếp nhận, cơ quan cung cấp, số ký hiệu văn bản, họ tên người có thông tin lý lịch tư pháp, loại thông tin, người tiếp nhận, ghi chú. Hệ thống biểu mẫu và mẫu sổ lý lịch tư pháp được sử dụng và lưu trữ tại cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp dưới dạng văn bản giấy hoặc dữ liệu điện tử. Hệ thống biểu mẫu và mẫu sổ lý lịch tư pháp dưới dạng dữ liệu điện tử có giá trị sử dụng như hệ thống biểu mẫu, mẫu sổ lý lịch tư pháp bằng văn bản giấy.

Hiện nay, Phần mềm quản lý lý lịch tư pháp dùng chung đã có tính năng “Vào sổ tiếp nhận thông tin” lý lịch tư pháp. Vì vậy, Sở Tư pháp khi tiếp nhận thông tin lý lịch tư pháp thì tiến hành thực hiện cập nhật ngay vào Phần mềm, không cần ghi vào sổ giấy. Việc cập nhật thông tin vào Phần mềm bảo đảm tiết kiệm thời gian, giảm chi phí so với việc ghi vào sổ giấy cũng như tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ, thống kê, tra cứu thông tin.

Tuy nhiên để bảo đảm việc lưu trữ, dữ liệu đã được cập nhật vào Phần mềm cần được sao lưu dự phòng theo quy định. Việc lưu trữ “Sổ tiếp nhận” thông tin lý lịch tư pháp có thể bằng cách in từ Phần mềm ra giấy để đóng quyển hoặc lưu trữ điện tử bằng cách sao lưu ra đĩa CD hoặc bằng thiết bị lưu trữ điện tử chuyên dụng như USB hay ổ cứng....Định kỳ hằng tháng, Sở Tư pháp có thể in Sổ tiếp nhận thông tin lý lịch tư pháp trên Phần mềm để phục vụ việc lưu trữ, tra cứu trong trường hợp cần thiết.

3.2. Một số chú ý khi thực hiện cập nhật thông tin vào “Sổ tiếp nhận thông tin” trên Phần mềm:

a) Phân biệt văn bản gốc và văn bản đính kèm

Khi cập nhật các thông tin lý lịch tư pháp vào Phần mềm quản lý lý lịch tư pháp dùng chung tại Mục “Vào sổ tiếp nhận thông tin”, Sở Tư pháp cần lưu ý khi cập nhật vào các trường thông tin là “Văn bản đính kèm” và “Văn bản gốc”. Đây là một vấn đề các Sở Tư pháp thường hay lúng túng, nhầm lẫn, không phân biệt được rõ ràng dẫn đến cập nhật không chính xác, gây khó khăn cho công tác thống kê, rà soát sau này, vì vậy cần phân biệt cụ thể như sau:

* Văn bản đính kèm: là Công văn của Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia hoặc Sở Tư pháp khác gửi kèm theo thông tin lý lịch tư pháp là văn bản gốc như: Bản án, Quyết định, Giấy chứng nhận...

* Văn bản gốc: là các Bản án, Quyết định, Giấy chứng nhận,...có chứa thông tin lý lịch tư pháp để lập Lý lịch tư pháp, cập nhật thông tin lý lịch tư pháp bổ sung....

* Ví dụ: Sở Tư pháp nhận được Công văn số 15/TTLLTPQG-TN&XLTT ngày 31/12/2014 của Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia gửi kèm theo Danh sách và thông tin lý lịch tư pháp là Giấy chứng nhận đặc xá do Trại giam Bình Điền- Tổng cục VIII, Bộ Công an cung cấp, có số Giấy chứng nhận đặc xá số 01/GCNĐX, ngày cấp là ngày 31/8/2013... Khi nhận, Sở Tư pháp thực hiện tiếp nhận thông tin vào “Vào sổ tiếp nhận thông tin” lý lịch tư pháp như sau:

- Số văn bản đính kèm”: Số 15/TTLLTPQG-TN&XLTT.

- Ngày văn bản đính kèm: ngày 31/12/2014.

- Cơ quan cung cấp văn bản bản đính kèm: Trung tâm LLTPQG.

- Số văn bản gốc: số 01/GCNĐX.

- Ngày văn bản gốc: ngày 31/8/2013

- Cơ quan cung cấp văn bản gốc: Trại giam, trụ sở: Bình Điền - Tổng cục VIII.

b) Thực hiện đồng thời việc tiếp nhận và cung cấp thông tin trên Phần mềm:

 Phần mềm quản lý lý lịch tư pháp dùng chung hiện nay có tính năng “Vào sổ cung cấp thông tin” và có thể tự động liên kết với các thông tin đã vào Sổ tiếp nhận. Vì vậy, người dùng có thể tận dụng những thông tin đã được cập nhật vào Sổ tiếp nhận, không phải cập nhật lại các thông tin khi vào Sổ cung cấp.

Để tận dụng được tính năng này thì cần chú ý như sau: Tại modul:“Vào sổ tiếp nhận thông tin”, sau khi cập nhật xong các thông tin thì tiến hành cập nhật thêm nội dung tại Mục “Đơn vị nhận” tên Sở Tư pháp hoặc Trung tâm...nơi sẽ cung cấp thông tin. Khi lưu xong thì trên màn hình xuất hiện danh sách cung cấp thông tin vừa nhập ở phía dưới, chỉ cần click vào biểu tượng “sửa” thì Phần mềm sẽ tự động liên kết và hiện các thông tin đã có ở phần tiếp nhận, người dùng chỉ cần điền thêm số công văn, ngày công văn, trích yếu công văn ở “thông tin cung cấp” là hoàn thành việc vào Sổ cung cấp thông tin.

 Thực tế kiểm tra trên Phần mềm quản lý lý lịch tư pháp dùng chung hiện nay cho thấy vẫn còn một số Sở Tư pháp chưa cập nhật dữ liệu Vào sổ cung cấp thông tin” khi cung cấp thông tin (có thể khi cung cấp làm thủ công hoặc viết tay mà chưa tận dụng được tính năng liên kết của Phần mềm).

c) Một số lưu ý về công tác tiếp nhận, xử lý thông tin tại các Sở Tư pháp

Một là: Hiện nay vẫn còn một số Sở Tư pháp thực hiện vào Sổ tiếp nhận và Sổ cung cấp thông tin bằng thủ công, viết tay. Thực tế này dẫn đến tình trạng Sở Tư pháp rất khó khăn khi cần thống kê, báo cáo, rà soát về số lượng thông tin nhận được, số lượng thông tin từng cơ quan cung cấp. Thậm chí, có Sở Tư pháp khi tiếp nhận các thông tin đã trực tiếp lập Lý lịch tư pháp hoặc bổ sung trực tiếp vào Lý lịch tư pháp (trường hợp đã có Lý lịch tư pháp) nhất là các thông tin bổ sung như bản án, quyết định, giấy chứng nhận...vào bản Lý lịch tư pháp đã có trong Phần mềm mà không vào Sổ tiếp nhận thông tin. Việc này sẽ dẫn đến việc theo dõi, quản lý số lượng thông tin đến không được toàn diện, rất khó khăn khi thống kê số lượng thông tin đến, thông tin đã xử lý.

Hai là: Nhiều Sở Tư pháp khi thông tin nhận được không xử lý kịp thời, còn để tồn đọng nhiều nên không nắm rõ tình hình số lượng thông tin do các cơ quan liên quan cung cấp.

Ba là: Nhiều Sở Tư pháp không nắm được số lượng thông tin hàng năm các cơ quan có nhiệm vụ cung cấp phải cung cấp số lượng là bao nhiêu cho Sở Tư pháp để xây dựng cơ sở dữ liệu; công tác rà soát, đối chiếu thông tin chưa được thực hiện thường xuyên;...nên không biết được các cơ quan này đã cung cấp đủ thông tin hay chưa đủ thông tin theo quy định. Bên cạnh đó thì các cơ quan cung cấp thông tin lý lịch tư pháp cho các Sở Tư pháp còn một số hạn chế, bất cập như: số lượng cung cấp thông tin còn thiếu, chưa kịp thời, thông tin không đầy đủ để lập, cập nhật vào Lý lịch tư pháp; cơ quan quản lý cấp trên (Tòa án cấp tỉnh, Cục Thi hành án dân sự) không nắm được số lượng, tình hình các cơ quan phụ thuộc trong địa bàn (Tòa án cấp huyện, Chi cục thi hành án dân sự) cung cấp thông tin cho các Sở Tư pháp…

Một trong những nguyên nhân cơ bản của tình trạng trên là do công tác phối hợp giữa Sở Tư pháp và các cơ quan có liên quan chưa chặt chẽ, một số Sở Tư pháp còn thụ động, trông chờ vào các cơ quan liên quan cung cấp mà chưa chủ động đôn đốc, theo dõi, rà soát thường xuyên.

Để khắc phục, hạn chế tồn tại trên, một số Sở Tư pháp đã có những cách làm, biện pháp để khắc phục như: Bên cạnh việc tích cực xử lý thông tin nhận được thì căn cứ theo báo cáo thống kê, tổng kết... của các ngành về số lượng bản án, vụ việc.... để đối chiếu số lượng nhận được, qua đó phát hiện thông tin còn thiếu chưa cung cấp theo quy định. Có Sở Tư pháp căn cứ theo số lượng rà soát định kỳ, tiến hành đối chiếu, kiểm tra theo số thứ tự thông tin được ban hành trong kỳ để phát hiện thông tin còn thiếu. Ví dụ: căn cứ theo số thứ tự của bản án ban hành, nếu trong kỳ có số Bản án từ 1 đến 10, nhưng rà soát thiếu bản án số 8 thì trao đổi ngay với Tòa án để nắm được lý do Bản án số 08 chưa cung cấp, căn vào kết quả trả lời, Sở Tư pháp biết được bản án đó đang có kháng cáo, hay bị gửi thiếu, thất lạc để tiếp tục đề nghị Tòa án cung cấp.

Bên cạnh đó, một số Sở Tư pháp đã thường xuyên phối hợp với cơ quan quản lý hoặc cơ quan cấp trên như Viện Kiểm sát, Thi hành án dân sự các cấp trong tỉnh thường xuyên trao đổi, nắm rõ số lượng các bản án hình sự đã xét xử, bản án có kháng cáo, kháng nghị...cũng như số lượng các quyết định thi hành án dân sự các cấp đã ban hành.... qua đó, Sở Tư pháp phối hợp trao đổi, liên hệ để kịp thời đề nghị các cơ quan cung cấp thông tin cung cấp đủ số lượng thông tin theo quy định hoặc đề nghị chỉ đạo, đôn đốc, nhắc nhở.

4. Việc kiểm tra, phân loại, xử lý thông tin lý lịch tư pháp

Theo quy định, khi nhận được thông tin lý lịch tư pháp Sở Tư pháp cần kiểm tra, xác định, phân loại thông tin đó thuộc thẩm quyền tiếp nhận của cơ quan nào (Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia, Sở Tư pháp hay Sở Tư pháp khác) để xử lý. Đối với thông tin thuộc thẩm quyền, Sở Tư pháp cần kiểm tra, xác định tính đầy đủ, chính xác của thông tin, sau đó tiến hành xử lý, xác định thông tin: trường hợp nào phải lập Lý lịch tư pháp, trường hợp nào phải cập nhật thông tin bổ sung, cụ thể như sau:

4.1. Kiểm tra, xử lý thông tin về án tích

Sở Tư pháp khi tiếp nhận thông tin lý lịch tư pháp phải chú ý đến các yếu tố của thông tin lý lịch tư pháp cụ thể như sau:

Một là: Thông tin phải đầy đủ và rõ ràng thông tin cá nhân như: Họ và tên, giới tính nam hay nữ, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, quốc tịch (lưu ý có người 02 quốc tịch), nơi thường trú hoặc tạm trú, họ tên cha mẹ, vợ hoặc chồng.

Hai là: Thông tin phải đầy đủ chính xác thông tin theo các văn bản (nếu là bản án) thì phải ghi rõ: ngày, tháng, năm tuyên án, bản án số, tên tòa án đã tuyên (tòa sơ thẩm hay phúc thẩm, tòa án nhân dân tối cao hay tòa án cấp tỉnh), tội danh gì (vừa ghi tên tội danh vừa ghi điều luật), điều khoản, điều luật được áp dụng, hình phạt chính, hình phạt bổ sung, tổng hợp hình phạt (nếu có), án phạt tù cho hưởng án treo chú ý phải ghi rõ cả thời gian thử thách là bao nhiêu, nghĩa vụ dân sự, án phí. Đối với thông tin trong một bản án cần phải đầy đủ 05 nội dung không thể thiếu là: Tòa án tuyên phạt; Số bản án đã tuyên; Tội danh (can tội); Mức hình phạt (tù có thời hạn, án treo, tử hình); Ngày tháng năm tuyên án.

Nếu thông tin không đầy đủ hoặc có sai sót thì cần phải có văn bản đề nghị cơ quan, tổ chức đã cung cấp thông tin bổ sung, đính chính. Sau khi gửi công văn phải theo dõi, kiểm tra. Nếu quá thời hạn 10 ngày kể từ ngày cơ quan, tổ chức nhận được công văn đề nghị mà chưa thực hiện việc bổ sung, đính chính thì phải đôn đốc, nhắc nhở để kịp thời có thông tin cho xây dựng cơ sở dữ liệu.

Trường hợp nhận được thông tin liên quan đến tình trạng thi hành án của người đã bị Tòa án Việt Nam kết án bằng bản án có hiệu lực pháp luật trước ngày 01/7/2010 như quyết định thi hành án, quyết định xóa án tích, giấy chứng nhận xóa án tích hoặc các thông tin khác có liên quan thì Sở Tư pháp nơi có thẩm quyền lập Lý lịch tư pháp đề nghị Tòa án có thẩm quyền cung cấp bản án đó theo quy định.

Trường hợp thông tin nhận được là bản sao bản án hoặc trích lục bản án hình sự, Sở Tư pháp cần kiểm tra hiệu lực của bản án. Trên thực tế một số Tòa án cung cấp thông tin cho Sở Tư pháp cả bản án chưa có hiệu lực pháp luật hoặc bản án có kháng cáo, kháng nghị. Trường hợp này Sở Tư pháp có thể sắp xếp, theo dõi riêng đến khi có kết quả kháng cáo, kháng nghị mới thực hiện tiếp nhận và lập Lý lịch tư pháp.

Trường hợp, cùng một Bản án có nhiều bị cáo bị xét xử, trong đó có một hoặc hai bị cáo có kháng cáo (thông thường đối với từng tên của bị cáo có kháng cáo, Tòa án sẽ đóng dấu kháng cáo đối với những trường hợp có kháng cáo), một số bị cáo khác không kháng cáo bản án, thì Sở Tư pháp vẫn tiếp nhận và lập Lý lịch tư pháp theo quy định. Các trường hợp có kháng cáo thì cần theo dõi để kịp thời cập nhật khi có kết quả giải quyết kháng cáo.

Trường hợp Lý lịch tư pháp được lập trên cơ sở các Quyết định của Tòa án nhưng chưa nhận được bản án, trích lục Bản án hình sự, Sở Tư pháp cần liên hệ với Tòa án, nơi đã tiến hành xét xử đề nghị Tòa án đó cung cấp bản sao bản án hoặc trích lục bản án để cập nhật bổ sung thông tin vào Lý lịch tư pháp đã được lập.

4.2. Kiểm tra, xử lý thông tin do Sở Tư pháp khác và Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia cung cấp

Trường hợp nhận được giấy chứng nhận chấp hành xong án phạt tù, giấy chứng nhận đặc xá hoặc các quyết định, giấy chứng nhận khác ...do Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia cung cấp thì Sở Tư pháp kiểm tra, đối chiếu với cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp hiện có của đơn vị để xử lý. Nếu chưa có Lý lịch tư pháp thì lập Lý lịch tư pháp, nếu đã có thì cần bổ sung, cập nhật thông tin vào Lý lịch tư pháp đã được lập theo quy định.

Hiện nay, một số Sở Tư pháp khi nhận được thông tin là Giấy chứng nhận đặc xá, giấy chứng nhận chấp hành xong hình phạt tù, Quyết định thi hành án chủ động...do Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia và cơ quan Thi hành án dân sự cung cấp đã không vào Sổ tiếp nhận mà nhập ngay vào “Kho dữ liệu phụ trợ” để chờ bản án hoặc không lập Lý lịch tư pháp ngay mà vẫn chờ có bản án mới tiến hành lập Lý lịch tư pháp. Có Sở Tư pháp giải quyết tình thế bằng cách: khi nhận được các thông tin nêu trên, sau khi tiếp nhận, kiểm tra thì xử lý bằng cách là đối với thông tin chưa có Lý lịch tư pháp thì lập Lý lịch tư pháp với mã số và thông tin nhân thân (chưa cập nhật bản án, quyết định...) và lưu trữ tạm để chờ cập nhật đầy đủ sau. Cách làm này vừa xử lý, giải quyết thông tin nhanh chóng, không tồn đọng nhưng vẫn đảm bảo cho công tác khai thác, sử dụng hiệu quả, chặt chẽ, không bỏ sót.

 

 

5. Về việc cung cấp thông tin lý lịch tư pháp

5.1.Cung cấp thông tin cho Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia

Sau khi tiếp nhận, xử lý thông tin nhận được, Sở Tư pháp có nhiệm vụ cung cấp cho Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia những thông tin lý lịch tư pháp chủ yếu như sau:

a) Cung cấp Lý lịch tư pháp:

Theo quy định thì Lý lịch tư pháp được lập thành hai bản, một bản do Sở Tư pháp quản lý, một bản được chuyển đến Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày hoàn thành việc lập Lý lịch tư pháp. Lý lịch tư pháp được cung cấp cho Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia dưới dạng văn bản giấy hoặc dưới dạng dữ liệu điện tử. Lý lịch tư pháp được cung cấp dưới dạng văn bản giấy phải sử dụng giấy có chất lượng tốt, nội dung in rõ ràng, được đóng dấu của Sở Tư pháp ở góc bên trái, phía trên, nơi ghi tên cơ quan lập lý lịch tư pháp. Lý lịch tư pháp có nhiều tờ phải được đóng dấu giáp lai.

Hiện nay, các Sở Tư pháp vẫn thực hiện cung cấp Lý lịch tư pháp cho Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia dưới hình thức văn bản giấy, chưa thực hiện việc chuyển dữ liệu điện tử. Tuy nhiên, qua theo dõi trên hệ thống Phần mềm quản lý lý lịch tư pháp và qua công tác kiểm tra, kiểm tra liên ngành tình hình thực hiện pháp luật về lý lịch tư pháp tại các Sở Tư pháp thời quan qua cho thấy, nhiều Sở Tư pháp đã lập Lý lịch tư pháp và cập nhật thông tin lý lịch tư pháp bổ sung nhưng chưa thực hiện việc cung cấp cho Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia hoặc cung cấp chưa đúng thời hạn quy định. Tại nhiều Sở Tư pháp, số lượng Lý lịch tư pháp đã lập nhưng chưa cung cấp cho Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia là rất lớn, có Sở Tư pháp trong thời gian dài (8 tháng) không cung cấp thông tin.

 Một số Sở Tư pháp khi thực hiện gửi bản Lý lịch tư pháp cho Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia nhưng bản in rất mờ, chất lượng giấy kém, bản photocopy nhiều lỗi (thiếu trang, quá mờ); photo giấy 1 mặt (vừa lãng phí, tốn kém vì nhiều trang phải đóng dấu giáp lai), nhiều bản Lý lịch tư pháp không đóng dấu hoặc dấu được đóng không đúng theo quy định. Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia đã phải gửi trả lại rất nhiều những bản Lý lịch tư pháp chưa đúng quy định để Sở Tư pháp kiểm tra, rà soát, chỉnh sửa và cung cấp lại cho Trung tâm.

Vẫn còn hiện tượng Sở Tư pháp gửi Lý lịch tư pháp cho Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia nhưng gửi kèm theo bản sao, bản photocopy các Giấy chứng nhận, quyết định, thậm chí cả bản án cho Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia.

b) Cung cấp thông tin lý lịch tư pháp bổ sung

Theo quy định căn cứ vào nội dung thông tin được cập nhật trong Lý lịch tư pháp, Sở Tư pháp gửi cho Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia Phiếu cung cấp thông tin lý lịch tư pháp bổ sung theo mẫu trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày hoàn thành việc cập nhật thông tin. Khi gửi Phiếu cung cấp thông tin lý lịch tư pháp bổ sung cho Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia, các Sở Tư pháp không cần gửi kèm bản sao bản án, trích lục bản án và các quyết định có liên quan.

Tuy nhiên, một số Sở Tư pháp hiện nay vẫn gửi thông tin lý lịch tư pháp bổ sung sai mẫu (do lập thủ công), thiếu nội dung, không đóng dấu, ký tên... Đặc biệt, có Sở Tư pháp khi gửi Phiếu cung cấp thông tin lý lịch tư pháp bổ sung nhưng chưa cung cấp Bản Lý lịch tư pháp của các đối tượng này.

Hiện nay, trong Phần mềm đã có sẵn tiện ích “In Phiếu cung cấp thông tin LLTP bổ sung”, trong modul “tiện ích” vì vậy, sau khi cập nhật thông tin bổ sung vào Lý lịch tư pháp, Sở Tư pháp có thể in Phiếu cung cấp thông tin LLTP bổ sung từ tiện ích của Phần mềm. Phần mềm sẽ tự động chiết xuất thông tin đã cập nhật, bổ sung vào Lý lịch tư pháp điện tử trong cơ sở dữ liệu để tạo thành Phiếu cung cấp thông tin bổ sung.

c) Cung cấp thông tin bổ sung, đính chính

Theo quy định có 2 loại bổ sung, đính chính thông tin đó là bổ sung, đính chính khi còn thiếu thông tin và bổ sung, đính chính khi phát hiện thông tin đã gửi có sai sót, chưa đầy đủ, Sở Tư pháp cần phân biệt 02 loại này như sau:

Một là: Trường hợp cung cấp thông tin bổ sung, đính chính cho Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia theo quy định tại khoản 3 Điều 24 Luật Lý lịch tư pháp hoặc theo yêu cầu của Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia thì Sở Tư pháp có nhiệm vụ bổ sung, đính chính thông tin lý lịch tư pháp bằng văn bản cho Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia. Văn bản về việc bổ sung, đính chính thông tin của Sở Tư pháp bao gồm những nội dung sau: mã số Lý lịch tư pháp; họ và tên, ngày tháng năm sinh của người có Lý lịch tư pháp; nội dung bổ sung, đính chính thông tin.

Trường hợp bổ sung, đính chính các thông tin bao gồm: mã số Lý lịch tư pháp, họ và tên của người có Lý lịch tư pháp, thông tin của toàn bộ bản án, quyết định, giấy chứng nhận được cập nhật trong Lý lịch tư pháp thì Sở Tư pháp gửi văn bản kèm theo bản Lý lịch tư pháp đã được bổ sung, đính chính những thông tin đó.

Trường hợp bổ sung, đính chính một trong các thông tin khác về nhân thân, thông tin của bản án, quyết định, giấy chứng nhận được cập nhật trong Lý lịch tư pháp thì Sở Tư pháp chỉ gửi văn bản bổ sung, đính chính thông tin trong đó ghi rõ nội dung được bổ sung, đính chính.

Hai là: Theo quy định trường hợp thông tin lý lịch tư pháp đã cung cấp cho Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia nhưng sau đó phát hiện có sai sót, chưa đầy đủ, Sở Tư pháp có nhiệm vụ gửi thông tin bổ sung, đính chính cho Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia. Việc bổ sung, đính chính thông tin lý lịch tư pháp phải được thể hiện dưới hình thức văn bản. Văn bản về việc bổ sung đính chính thông tin của Sở Tư pháp bao gồm các nội dung: mã số Lý lịch tư pháp, họ và tên, ngày tháng năm sinh của người có Lý lịch tư pháp, nội dung bổ sung, đính chính thông tin.

Tuy nhiên, thời gian qua, một số Sở Tư pháp, khi thực hiện bổ sung, đính chính thông tin lý lịch tư pháp còn nhầm lẫn, chưa phân biệt rõ hai hình thức bổ sung, đính chính nêu trên, cho nên khi gửi bổ sung, đính chính khi có sai sót nhưng không gửi bằng văn bản bổ sung đính chính thông tin lý lịch tư pháp mà gửi bằng Phiếu cung cấp thông tin bổ sung. Khi gửi một số thông tin bổ sung như: bổ sung án phí, thời điểm thi hành...thì trong Phiếu cung cấp thông tin bổ sung đã in lại toàn bộ nội dung thông tin nhân thân, thông tin về bản án, quyết định...nên để đối chiếu, kiểm tra Sở Tư pháp bổ sung, đính chính mất nhiều thời gian, công sức và không đúng quy định. Khi được nhắc nhở thì có Sở Tư pháp đã khắc phục bằng cách khi in Phiếu cung cấp thông tin bổ sung loại này đã xóa bỏ các thông tin đã có, chỉ để lại các thông tin bổ sung...

5.2. Cung cấp thông tin lý lịch tư pháp cho các Sở Tư pháp khác

Theo quy định Sở Tư pháp có nhiệm vụ cung cấp thông tin lý lịch tư pháp cho Sở Tư pháp khác trong các trường hợp sau đây:

 Trường hợp người bị kết án cư trú ở tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác, bao gồm cả trường hợp tạm trú tại địa phương nhưng vẫn có hộ khẩu thường trú ở tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác, Sở Tư pháp có nhiệm vụ gửi bản án, trích lục bản án và các quyết định, giấy chứng nhận có liên quan đến quá trình thi hành án cho Sở Tư pháp nơi người đó thường trú.

 Trường hợp bản án, quyết định có nhiều bị cáo thường trú hoặc tạm trú ở các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác nhau, Sở Tư pháp thực hiện thủ tục sao bản án, trích lục bản án, quyết định và gửi bản sao đó cho Sở Tư pháp nơi người bị kết án thường trú hoặc tạm trú.

 Tuy nhiên, hiện nay vẫn còn nhiều Sở Tư pháp vẫn lập Lý lịch tư pháp thuộc thẩm quyền của Sở Tư pháp khác...đáng chú ý là nơi cư trú ghi rõ “Tạm trú” tại địa phương đó nhưng “Thường trú” thuộc tỉnh khác hoặc không nơi cư trú... nhưng Sở Tư pháp vẫn lập Lý lịch tư pháp sai thẩm quyền.

Thực tế qua kiểm tra, nắm tình hình tại các địa phương thì đa số các Sở Tư pháp công tác cung cấp thông tin cho các Sở Tư pháp khác rất hạn chế, rất ít gửi hoặc khi gửi thì chưa gửi toàn bộ thông tin liên quan nên các Sở Tư pháp khác khi nhận được mất nhiều công sức tra tìm. Tính đến ngày 01/7/2013, số lượng thông tin lý lịch tư pháp mà các Sở Tư pháp đã cung cấp cho Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia là 104.629 thông tin và các Sở Tư pháp khác là 58.256 thông tin. Tính đến 31/12/2014 các Sở Tư pháp đã “Vào sổ cung cấp thông tin“ được 156.751 thông tin.

Công tác tiếp nhận, phân loại, xử lý thông tin lý lịch tư pháp là một trong những khâu quan trọng của hoạt động xây dựng Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp. Việc tiếp nhận thông tin nếu được quan tâm thực hiện đầy đủ, chính xác sẽ tạo cơ sở, tiền đề thuận lợi cho công tác xử lý thông tin tiếp theo như lập Lý lịch tư pháp, cập nhật thông tin bổ sung cũng như hỗ trợ rất lớn cho công tác thống kê, rà soát, đối chiếu thông tin giữa Sở Tư pháp và các cơ quan có liên quan. Với việc ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin vào công tác tiếp nhận, xử lý thông tin trên cơ sở Phần mềm quản lý lý lịch tư pháp dùng chung tại các Sở Tư pháp thì công tác tiếp nhận, phân loại, xử lý, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp sẽ rất thuận tiện, nhanh chóng, bảo đảm chính xác, tiết kiệm được thời gian, nhân lực và góp phần tích cực vào công tác xây dựng, quản lý Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp hiện nay.