Để bảo đảm tính khả thi, phù hợp với thực tiễn công tác tại Sở Tư pháp, ngày 27/5/2014, Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia đã ban hành Công văn số 249/TTLLTPQG-HCTH gửi lấy ý kiến 63 Sở Tư pháp về dự thảo Quy chế mẫu về quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp tại Sở Tư pháp. Theo đó, dự thảo Quy chế mẫu gồm 5 chương 26 Điều, như sau:
- Chương I. Những quy định chung (từ Điều 1 đến Điều 5);
- Chương II. Quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp (từ Điều 6 đến Điều 15);
- Chương III. Sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp (từ Điều 16 đến Điều 19);
- Chương IV. Quan hệ phối hợp (từ Điều 20 đến Điều 22);
- Chương V. Điều khoản thi hành (từ Điều 23 đến Điều 26).
1. Nội dung chủ yếu của dự thảo Quy chế mẫu:
Dự thảo Quy chế mẫu dự kiến hướng dẫn chi tiết về một số nội dung cơ bản sau đây:
a) Về phạm vi điều chỉnh (Điều 1)
Quy chế mẫu quy định về nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của công chức, người làm công tác lý lịch tư pháp trong việc quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp tại Sở Tư pháp; mối quan hệ phối hợp giữa các bộ phận thuộc Sở Tư pháp và các đơn vị có liên quan trong việc quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp tại Sở Tư pháp.
b) Về quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp (Chương II)
Dự thảo Quy chế mẫu dự kiến quy định về nhiệm vụ, quyền hạn của các nhóm chủ thể trong từng khâu thực hiện việc tiếp nhận, xử lý thông tin lý lịch tư pháp, bao gồm:
- Tiếp nhận thông tin lý lịch tư pháp;
- Kiểm tra, phân loại, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp;
- Lập Lý lịch tư pháp và cập nhật thông tin lý lịch tư pháp;
- Bổ sung, đính chính thông tin lý lịch tư pháp;
- Lập, lưu trữ, tiêu hủy hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy;
- Lưu trữ và xóa bỏ dữ liệu lý lịch tư phápđiện tử;
- Rà soát thông tin lý lịch tư pháp.
c) Sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp (Chương III)
Dự thảo Quy chế mẫu quy định về nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của các nhóm chủ thể trong việc sử dụng và khai thác dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử và sử dụng và khai thác hồ sơ lý lịch tư pháp bằng văn bản giấy.
d) Quan hệ phối hợp (Chương IV)
Dự thảo Quy chế mẫu quy định về mối quan hệ phối hợp giữa Phòng Lý lịch tư pháp/Phòng Hành chính tư pháp và các đơn vị thuộc Sở Tư pháp như bộ phận Văn thư, Bộ phận “một cửa” thuộc Văn phòng Sở Tư pháp; bộ phận tin học – đây là những bộ phận có mối quan hệ trực tiếp với Phòng Lý lịch tư pháp/Phòng Hành chính tư pháp trong việc quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp.
Ngoài ra, dự thảo Quy chế mẫu quy định về mối quan hệ phối hợp giữa Sở Tư pháp với Sở Tư pháp khác, cơ quan, tổ chức có liên quan thực hiện việc cung cấp thông tin lý lịch tư pháp; quan hệ phối hợp giữa Sở Tư pháp với Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia trong quản lý, sử dụng, thai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp.
e)Chế độ báo cáo, khen thưởng, xử lý vi phạm, điều khoản thi hành (Chương V)
Dự thảo Quy chế mẫu quy định về chế độ báo cáo, khen thưởng và xử lý vi phạm trong việc quản lý, sử dụng, khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp.
Việc thực hiện Quy chế được xem xét là một trong các nội dung bình xét thi đau, khen thưởng hằng năm công chức, viên chức, người lao động làm công tác lý lịch tư pháp tại Sở Tư pháp.
Quy chế quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp tại Sở Tư pháp được sửa đổi, bổ sung trong trường hợp Quy chế mẫu có sự sửa đổi, bổ sung hoặc theo đề nghị của Trưởng phòng Phòng Lý lịch tư pháp/Phòng Hành chính tư pháp để phù hợp với thực tế tại địa phương.
2. Một số vấn đề xin ý kiến
Để dự thảo Quy chế mẫu phù hợp với thực tiễn tại các Sở Tư pháp, Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia đã đề nghị các Sở Tư pháp cho ý kiến một số vấn đề như sau:
a) Phạm vi điều chỉnh của dự thảo Quy chế mẫu đã phù hợp chưa, có cần bổ sung vấn đề nào không?
b) Dự thảo Quy chế mẫu quy định nhiệm vụ, quyền hạn của Giám đốc Sở Tư pháp đối với việc thực hiện quản lý, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp. Giám đốc Sở Tư pháp có thể ủy quyền cho một Phó Giám đốc thực hiện một số nhiệm vụ. Vậy có cần phải quy định những công việc nào có thể ủy quyền hay tùy thuộc vào thực tiễn tại địa phương, Giám đốc Sở Tư pháp sẽ quy định cụ thể việc ủy quyền trong Quy chế tại Sở Tư pháp.
c) Hiện nay, tại các Sở Tư pháp thường áp dụng 02 mô hình tổ chức trong việc tiếp nhận, xử lý thông tin: (1) tổ chức thành từng khâu riêng biệt về tiếp nhận, lập Lý lịch tư pháp, cập nhật thông tin bổ sung, lưu trữ hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy; (2) không tổ chức thành từng khâu riêng mà người làm công tác lý lịch tư pháp thực hiện tất cả các khâu, từ tiếp nhận, xử lý thông tin cho đến lập hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy. Vì vậy, dự thảo Quy chế mẫu chỉ quy định nhiệm vụ, quyền hạn của từng chủ thể (lãnh đạo Sở Tư pháp, lãnh đạo Phòng Lý lịch tư pháp/Phòng Hành chính tư pháp, người làm công tác lý lịch tư pháp) trong từng khâu của quá trình quản lý, sử dụng, khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp. Trên cơ sở đó, Sở Tư pháp ban hành Quy chế quản lý, sử dụng, khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp tại Sở Tư pháp để bảo đảm phù hợp với thực tế địa phương. Đề nghị các Sở Tư pháp cho ý kiến về vấn đề này, việc quy định như trong dự thảo Quy chế đã phù hợp chưa?
c) Dự thảo Quy chế mẫu đã phù hợp với thực tiễn công tác quản lý, sử dụng, khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp tại Sở Tư pháp?
d) Những ý kiến khác.
Trần Thị Thu Hằng, Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia