Thời kỳ này, các thông tin về lý lịch tư pháp do nhiều cơ quan, tổ chức khác nhau quản lý như: Toà án (các bản án hình sự và các quyết định liên quan đến thi hành án), Viện kiểm sát (thống kê tội phạm), Công an (hệ thống hồ sơ nghiệp vụ), Tư pháp (sổ sách về hộ tịch và thi hành án dân sự); các thông tin khác về quá trình thi hành bản án cũng được lưu trữ phân tán ở nhiều cơ quan, tổ chức đã ban hành các quyết định đó, không được tập trung về một đầu mối để tạo thành cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp của những người bị kết án.
Do chưa có cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp riêng, nên trong những năm qua, các Sở Tư pháp phải tra cứu thông tin từ hệ thống tàng thư căn cước can phạm của ngành Công an và từ hồ sơ án lưu của Toà án để làm căn cứ cấp Phiếu lý lịch tư pháp cho công dân. Cách làm này chỉ là giải pháp tạm thời, có nhiều hạn chế bất cập, kém hiệu quả, nhiều việc phải kéo dài, gây khó khăn cho người có nhu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp.
Luật Lý lịch tư pháp đã được Quốc hội thông qua ngày 17/6/2009, có hiệu lực pháp luật kể từ ngày 01/7/2010. Luật Lý lịch tư pháp đã tạo cơ sở pháp lý có hiệu lực cao để xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp theo đúng nguyên tắc của hoạt động này, theo hướng chuyên nghiệp và từng bước hiện đại, gắn việc xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp với cấp Phiếu lý lịch tư pháp.
Theo quy định của Luật Lý lịch tư pháp, cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp là tập hợp các thông tin lý lịch tư pháp về án tích, thông tin lý lịch tư pháp về cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã được cập nhật và xử lý theo quy định của Luật này. Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp được xây dựng và quản lý tại Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia thuộc Bộ Tư pháp và tại Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia có nhiệm vụ xây dựng, quản lý, khai thác, bảo vệ cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp trong phạm vi cả nước. Với tư cách là trung tâm tích hợp dữ liệu lý lịch tư pháp chung của toàn quốc, Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia có nhiệm vụ tiếp nhận, cập nhật, xử lý thông tin lý lịch tư pháp do các Sở Tư pháp, Viện kiểm sát nhân dân tối cao, các trại giam, trại tạm giam, cơ quan Thi hành án hình sự công an cấp tỉnh cung cấp. Đồng thời, Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia còn có vai trò điều phối, hướng dẫn việc xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp; cung cấp thông tin lý lịch tư pháp của người nước ngoài bị Toà án Việt Nam kết án theo yêu cầu của Viện kiểm sát nhân dân tối cao và thực hiện chế độ thống kê, báo cáo về việc quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp trên phạm vi toàn quốc.
Sở Tư pháp có nhiệm vụ xây dựng, quản lý, khai thác và bảo vệ cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; tiếp nhận, cập nhật, xử lý thông tin lý lịch tư pháp do Toà án, các cơ quan, tổ chức có liên quan cung cấp và lập Lý lịch tư pháp. Với vai trò là cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp tại địa phương, Sở Tư pháp còn có nhiệm vụ cung cấp thông tin lý lịch tư pháp cho Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia, Sở Tư pháp khác và thực hiện chế độ thống kê, báo cáo về việc quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp tại địa phương.
Thông tin lý lịch tư pháp được xác định từ nhiều nguồn khác nhau như bản án hình sự đã có hiệu lực pháp luật, các quyết định liên quan đến thi hành án, giấy chứng nhận đã chấp hành xong hình phạt tù; quyết định thi hành phần dân sự trong bản án hình sự, giấy chứng nhận đặc xá, đại xá; quyết định xóa án tích; giấy chứng nhận đương nhiên được xóa án tích, trích lục bản án hoặc trích lục án tích do Viện kiểm sát nhân dân tối cao cung cấp; quyết định tuyên bố doanh nghiệp, hợp tác xã bị phá sản…
Thông tin lý lịch tư pháp do Toà án, Viện kiểm sát, cơ quan Công an, Tòa án quân sự Trung ương, cơ quan thi hành án dân sự và các cơ quan, tổ chức khác cung cấp. Để bảo đảm tính chính xác, đầy đủ, kịp thời của thông tin lý lịch tư pháp, từng bước hình thành cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp thống nhất, phục vụ công tác quản lý lý lịch tư pháp, Luật Lý lịch tư pháp và các văn bản quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành Luật đã quy định cụ thể trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức có liên quan trong việc cung cấp, tiếp nhận thông tin lý lịch tư pháp. Đây là yêu cầu rất quan trọng nhằm khắc phục tình trạng phân tán thông tin lý lịch tư pháp trước khi Luật Lý lịch tư pháp được ban hành và cũng là chính bất cập cơ bản trong công tác quản lý lý lịch tư pháp.
Trong hơn 03 năm qua, thực hiện quy định của Luật Lý lịch tư pháp, Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia và Sở Tư pháp đã thực hiện tiếp nhận, xử lý thông tin để từng bước xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp. Tính từ ngày 01/7/2010 (ngày Luật Lý lịch tư pháp có hiệu lực) đến ngày 01/7/2013, Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia đã tiếp nhận 205.352 thông tin, trong đó có 199.956 thông tin lý lịch tư pháp về án tích. Các Sở Tư pháp trên toàn quốc đã tiếp nhận hơn 642.011 thông tin từ Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát, Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia, cơ quan thi hành án dân sự và các cơ quan, tổ chức khác. Trên cơ sở thông tin nhận được, các Sở Tư pháp đã cập nhật, xử lý thông tin, xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp tại địa phương và cung cấp thông tin cho Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia để xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp trong phạm vi cả nước.
Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử đang từng bước được triển khai xây dựng tại Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia và các Sở Tư pháp. Bộ Tư pháp đã chủ trì xây dựng Phần mềm quản lý lý lịch tư pháp dùng cho Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia và Phần mềm lý lịch tư pháp dùng chung cho các Sở Tư pháp để phục vụ hoạt động tiếp nhận, xử lý thông tin, từng bước xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử. Cùng với việc triển khai xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử, Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia và các Sở Tư pháp đã triển khai lập hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy để đưa vào lưu trữ trong cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp.
Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia đã thực hiện lập 77.885 bản Lý lịch tư pháp, cập nhật, xử lý 65.898 thông tin chấp hành xong hình phạt tù, đặc xá trên cơ sở Phần mềm để từng bước xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử; tổ chức lưu trữ hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy (trang bị kho lưu trữ, tủ đựng hồ sơ lý lịch tư pháp) và đã đưa vào lưu trữ 55.018 hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy theo đúng nguyên tắc của hoạt động này, bảo đảm thuận tiện cho việc tra cứu, khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp. Về phía các Sở Tư pháp, tính đến ngày 01/7/2013, các Sở Tư pháp đã lập được 155.249 Lý lịch tư pháp và cập nhật 54.621 thông tin lý lịch tư pháp bổ sung.
Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được nêu trên, công tác xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp còn gặp một số khó khăn, bất cập sau đây:
Thứ nhất, công tác xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp tại hầu hết các địa phương chưa đáp ứng được yêu cầu của Luật Lý lịch tư pháp. Số lượng thông tin lý lịch tư pháp chưa được xử lý còn tồn đọng khá nhiều, cá biệt có địa phương đến năm 2013 mới bắt đầu triển khai xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp. Thực tế này dẫn đến việc tra cứu, xác minh thông tin lý lịch tư pháp có từ ngày 01/7/2010, phục vụ công tác cấp Phiếu lý lịch tư pháp phần lớn vẫn còn dựa trên cơ sở thông tin của cơ quan Công an và các cơ quan khác cung cấp.
Thứ hai, mô hình cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp hai cấp tại Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia và tại các Sở Tư pháp đã bắt đầu bộc lộ các bất cập do thông tin lý lịch tư pháp phải thường xuyên phải trao đổi giữa các cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu ở Trung ương và địa phương nên mất nhiều chi phí và thời gian. Mô hình này cũng khó bảo đảm yêu cầu về an toàn, tính chính xác và đồng bộ của dữ liệu thông tin có quá nhiều đầu mối tiếp nhận, cập nhật, xử lý thông tin.
Thứ ba, công tác lưu trữ hồ sơ lý lịch tư pháp bằng văn bản giấy tại các địa phương hầu như chưa được thực hiện theo đúng yêu cầu của công tác lưu trữ hồ sơ lý lịch tư pháp.
Nguyên nhân cơ bản của khó khăn, bất cập nêu trên là do công tác xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp là công việc hoàn toàn mới, thiếu cả về lý luận cho tới kinh nghiệm thực tiễn cũng như các quy trình, thủ tục và các tác nghiệp cụ thể. Bên cạnh đó, đội ngũ cán bộ làm công tác này còn thiếu về số lượng và tính chuyên nghiệp, đa phần chưa có kinh nghiệm. Một số địa phương chưa thực sự quan tâm, chú trọng tới công tác xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp hoặc đã quan tâm nhưng chưa đúng mức. Một nguyên nhân nữa là việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực này còn chậm, chưa được thực hiện đồng bộ, chưa đáp ứng được yêu cầu công việc. Nhiệm vụ cung cấp thông tin để xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp là nhiệm vụ mới của các cơ quan Tòa án, Kiểm sát, Công an, Quốc phòng, Thi hành án dân sự... nhưng kinh phí và nhân lực để bảo đảm thực hiện nhiệm vụ mới chưa được bổ sung nên tại các cơ quan có liên quan, cán bộ làm nhiệm vụ cung cấp thông tin để xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp hiện nay đang hầu hết là kiệm nhiệm.
Để nâng cao hiệu quả công tác xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp theo yêu cầu của Luật Lý lịch tư pháp, chúng tôi xin đề xuất một số giải pháp sau đây:
1. Xây dựng, hoàn thiện thể chế bảo đảm cho hoạt động xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp (các quy định về xây dựng, quản lý, khai thác, sử dụng, lưu trữ, bảo vệ cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp; quy trình chuẩn về nghiệp vụ xử lý, cập nhật, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp; quy chế kiểm soát chất lượng hoạt động xây dựng cơ sở dữ liệu...). Thực hiện tốt cơ chế phối hợp, rà soát cung cấp thông tin lý lịch tư pháp giữa cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp và các cơ quan cung cấp thông tin.
2. Tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ làm công tác lý lịch tư pháp, đặc biệt là nghiệp vụ tiếp nhận, xử lý thông tin, quản lý, khai thác, bảo vệ cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp; kiến thức về tin học, sử dụng Phần mềm chuyên dụng trong xây dựng cơ sở dữ liệu...
3. Bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp; triển khai mạnh mẽ ứng dụng công nghệ thông tin nhằm phục vụ đắc lực cho hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp, bảo đảm phù hợp với yêu cầu thực tế.
4. Đầu tư cơ sở vật chất và nguồn lực cho các cơ quan Tòa án, Viện Kiểm sát, Công an, Quốc phòng, Thi hành án dân sự... để thực hiện nhiệm vụ cung cấp thông tin xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp. Nhiệm vụ cung cấp thông tin để xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp là nhiệm vụ mới của các cơ quan này nhưng kinh phí và nhân lực để bảo đảm thực hiện nhiệm vụ mới chưa được bổ sung nên tại các cơ quan, cán bộ làm nhiệm vụ cung cấp thông tin để xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp hiện nay đang hầu hết là kiêm nhiệm.
5. Thực hiện kết nối, chia sẻ thông tin giữa cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp với các cơ sở dữ liệu khác có liên quan như dân cư, hộ khẩu, hộ tịch, thi hành án. Một trong những yêu cầu quan trọng của quản lý lý lịch tư pháp là việc cập nhật, xử lý thông tin lý lịch tư pháp của cá nhân phải bảo đảm tính chính xác. Những thông tin về cá nhân người bị kết án như họ tên, ngày tháng năm sinh, họ tên cha, mẹ, vợ, chồng... là những thông tin rất cần thiết để cá thể hóa con người, đồng thời giúp cho cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp cập nhật, xử lý thông tin, lập Lý lịch tư pháp của cá nhân một cách chính xác./.
Ths Đỗ Thị Thúy Lan
Phó Giám đốc Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia