Để giúp bạn đọc hiểu rõ hơn Thông tư số 16, bài viết dưới đây xin giới thiệu một số nội dung mới của Thông tư này.
Về số lượng các Điều sửa đổi, bổ sung và biểu mẫu thay thế:
a. Thông tư số 16 sửa đổi, bổ sung 14 Điều so với Thông tư số13/2011/TT-BTP. Cụ thể là những Điều sau:
- Sửa đổi Điều 3 về việc ban hành biểu mẫu và mẫu sổ lý lịch tư pháp;
- Sửa đổi khoản 2 Điều 4 về việc đăng tải các biểu mẫu trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp để cá nhân, cơ quan, tổ chức thuận lợi trong quá trình sử dụng;
- Sửa đổi, bổ sung Điều 5 về lập mã số Lý lịch tư pháp;
- Bổ sung Điều 5a về xử lý thông tin lý lịch tư pháp của người đã cư trú ở nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
- Sửa đổi, bổ sung Điều 6 về cập nhật thông tin về cá nhân và thông tin chung về án tích trong Lý lịch tư pháp;
- Sửa đổi, bổ sung Điều 7 về cập nhật thông tin về án tích trong Lý lịch tư pháp;
- Bổ sung khoản 4 Điều 10 về hình thức và thời hạn cung cấp Lý lịch tư pháp cho Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia;
- Sửa đổi, bổ sung Điều 11 về cung cấp thông tin lý lịch tư pháp bổ sung;
- Sửa đổi, bổ sung Điều 13 về ghi Phiếu cung cấp thông tin lý lịch tư pháp bổ sung;
- Bổ sung Điều 13a về cung cấp thông tin bổ sung, đính chính trong trường hợp thông tin lý lịch tư pháp chưa đầy đủ, có sai sót;
- Bổ sung điểm b khoản 1 Điều 14 về cách ghi Phiếu lý lịch tư pháp số 1 trong trường hợp người được cấp Phiếu lý lịch tư pháp có án tích và án tích đó được xét xử theo thủ tục phúc thẩm;
- Sửa đổi, bổ sung điểm b, c khoản 2 Điều 14 về cách ghi Phiếu lý lịch tư pháp số 2 trong trường hợp người được cấp Phiếu lý lịch tư pháp có án tích và án tích đó được xét xử theo thủ tục phúc thẩm;
- Sửa đổi Điều 15 về thẩm quyền ký Phiếu lý lịch tư pháp;
- Sửa đổi bổ sung Điều 16 về cách cập nhật và ghi chép sổ lý lịch tư pháp.
b. Thông tư số 16 ban hành 08 biểu mẫu và 04 mẫu sổ thay thế 08 biểu mẫu và 05 mẫu sổ ban hành kèm theo Thông tư số 13/2011/TT-BTP, cụ thể như sau:
- Lý lịch tư pháp: biểu mẫu số 01/2013/TT-LLTP thay thế biểu mẫu số 01/TT-LLTP;
- Phiếu cung cấp thông tin lý lịch tư pháp bổ sung: biểu mẫu số 02/2013/TT-LLTP thay thế biểu mẫu số 02/TT-LLTP;
- Tờ khai yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp: biểu mẫu số 03/2013/TT-LLTP thay thế biểu mẫu số 03/TT-LLTP;
- Tờ khai yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp trường hợp ủy quyền: biểu mẫu số 04/2013/TT-LLTP thay thế biểu mẫu số 04/TT-LLTP;
- Văn bản yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 1 dùng cho cơ quan, tổ chức: biểu mẫu số 05a/2013/TT-LLTP thay thế biểu mẫu số 05a/TT-LLTP;
- Văn bản yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 2 dùng cho cơ quan tiến hành tố tụng: biểu mẫu số 05b/2013/TT-LLTP thay thế biểu mẫu số 05b/TT-LLTP;
- Phiếu lý lịch tư pháp số 1: biểu mẫu số 06/2013/TT-LLTP thay thế biểu mẫu số 06/TT-LLTP;
- Phiếu lý lịch tư pháp số 2: biểu mẫu số 07/2013/TT-LLTP thay thế biểu mẫu số 07/TT-LLTP;
- Sổ tiếp nhận thông tin lý lịch tư pháp: mẫu sổ 08/2013/TT-LLTP thay thế mẫu sổ 08/TT-LLTP;
- Sổ cung cấp thông tin lý lịch tư pháp: mẫu sổ 09/2013/TT-LLTP thay thế mẫu sổ 09/TT-LLTP;
- Sổ cấp Phiếu lý lịch tư pháp: mẫu sổ 10/2013/TT-LLTP thay thế mẫu sổ 10/TT-LLTP (Sổ cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 1) và mẫu sổ 11/TT-LLTP (Sổ cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 2);
- Sổ cấp lưu trữ hồ sơ lý lịch tư pháp: mẫu sổ 11/2013/TT-LLTP thay thế mẫu sổ 12/TT-LLTP.
2. Một số nội dung mới được sửa đổi, bổ sung cần lưu ý trong Thông tư số 16
a. Việc sử dụng, lưu trữ hệ thống biểu mẫu và mẫu sổ lý lịch tư pháp
Theo quy định tại khoản 1, khoản 14 Điều 1 Thông tư, hệ thống biểu mẫu và mẫu sổ lý lịch tư pháp có thể được sử dụng và lưu trữ dưới dạng văn bản giấy hoặc dưới dạng dữ liệu điện tử. Đồng thời, Thông tư cũng quy định hệ thống biểu mẫu và mẫu sổ lý lịch tư pháp được lưu trữ dưới dạng điện tử có giá trị sử dụng như biểu mẫu, mẫu sổ lý lịch tư pháp bằng văn bản giấy; hệ thống biểu mẫu và mẫu sổ lý lịch tư pháp dưới dạng điện tử phải đảm bảo một số yêu cầu chung về mặt cấu trúc, nội dung của dữ liệu lý lịch tư pháp.
Quy định này xuất phát từ thực tiễn xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp hiện nay, việc sử dụng hệ thống biểu mẫu và mẫu sổ để phục vụ công tác tiếp nhận, xử lý thông tin dưới dạng văn bản giấy không còn phù hợp. Thực tế vừa qua cho thấy, việc sử dụng và lưu trữ thông tin dưới dạng điện tử giúp cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp có được sự linh hoạt, thuận tiện trong việc sử dụng biểu mẫu và mẫu sổ lý lịch tư pháp, khuyến khích và tạo điều kiện ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin trong xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp.
b. Xử lý thông tin lý lịch tư pháp của người đã cư trú ở nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
Khoản 3 Điều 1 Thông tư số 16 bổ sung Điều 5a. Đây là nội dung mới so với quy định trước đây tại Thông tư số 13/2011/TT-BTP. Trên thực tế có những trường hợp cư trú ở nhiều nơi, có thể đã bị lập lý lịch tư pháp tại nhiều nơi. Vậy khi có yêu cầu tra cứu thông tin của những trường hợp này thì làm sao phải xử lý cho chính xác. Thông tư quy định theo hướng: trường hợp Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia nhận được nhiều bản Lý lịch tư pháp của một người do những Sở Tư pháp nơi người đó từng cư trú lập thì Trung tâm tiến hành hợp nhất đối với hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy và liên kết dữ liệu lý lịch tư pháp của người đó trong cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp tại Trung tâm. Quy định này phục vụ cho việc tìm kiếm, tra cứu thông tin được chính xác, đầy đủ và thống nhất.
c. Cập nhật thông tin về án tích trong Lý lịch tư pháp
Khoản 6 Điều 1 Thông tư sửa đổi Điều 7 Thông tư số 13/2011/TT-BTP, hướng dẫn chi tiết hơn cách cập nhật nội dung tại mục Giám đốc thẩm/Tái thẩm, mục Giấy chứng nhận xóa án tích, Quyết định xóa án tích trong Lý lịch tư pháp. Ngoài ra, khoản 6 Điều 1 Thông tư cũng quy định những quyết định, giấy chứng nhận được cập nhật vào Tình trạng thi hành án trong Lý lịch tư pháp cần bổ sung thêm những thông tin được quy định tại Điều 13, Điều 15, Điều 16, Điều 17, Điều 18 Thông tư liên tịch số 04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP; một số thông tin được cập nhật vào mục Quyết định thi hành án trong phần Tình trạng thi hành án theo quy định tại điểm e khoản 1 Điều 13 Thông tư số 06/2013/TT-BTP.
Trên thực tế hiện nay, cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp nhận được những quyết định, giấy chứng nhận, văn bản thông báo chưa được quy định trong Luật Lý lịch tư pháp, Thông tư liên tịch số 04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP nhưng nhận thấy đây là những thông tin cần thiết trong việc quản lý lý lịch tư pháp, do đó Thông tư hướng dẫn cập nhật vào mục Quyết định, giấy chứng nhận, văn bản thông báo khác trong Lý lịch tư pháp (điểm c khoản 6 Điều 1 Thông tư). Đó là các thông tin: Quyết định tổng hợp hình phạt; quyết định thu hồi quyết định về thi hành án; thông báo về việc phạm nhân chết
d. Gửi thông tin sau khi lập Lý lịch tư pháp và gửi thông tin lý lịch tư pháp bổ sung
Xuất phát từ thực tiễn xử lý thông tin lý lịch tư pháp cần ứng dụng công nghệ thông tin để đảm bảo tính chính xác, nhanh chóng, đồng bộ trong xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp tại các cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp, Thông tư bổ sung quy định về việc Lý lịch tư pháp, thông tin lý lịch tư pháp bổ sung có thể được gửi dưới hình thức bằng văn bản giấy hoặc dữ liệu điện tử (khoản 7, khoản 8 Điều 1).
Trong trường hợp Lý lịch tư pháp được gửi dưới dạng dữ liệu điện tử phải đảm bảo quy định về hình thức cung cấp tại khoản 2 Điều 8 Thông tư số 06/2013/TT-BTP (sử dụng chữ ký số, bảo đảm tính toàn vẹn của thông tin).Trường hợp Lý lịch tư pháp được gửi dưới dạng văn bản giấy phải sử dụng giấy có chất lượng tốt, nội dung được in rõ ràng, được đóng dấu treo và đóng dấu giáp lai của Sở Tư pháp.
Đồng thời, Thông tư có quy định mới so với quy định tại Điều 11 Thông tư số 13/2011/TT-BTP, cụ thể khi cung cấp thông tin lý lịch tư pháp bổ sung Sở Tư pháp không phải gửi bản sao quyết định, giấy chứng nhận, văn bản thông báo (khoản 8). Quy định này tạo điều kiện thuận lợi trong việc cung cấp thông tin bằng dữ liệu điện tử, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí. Bên cạnh đó, để phù hợp với thực tiễn hiện nay trong quá trình xử lý thông tin lý lịch tư pháp do các cơ quan có liên quan cung cấp cho Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia và để phù hợp với quy định tại khoản 2 Điều 22 Luật Lý lịch tư pháp Thông tư quy định Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia chỉ gửi bản sao quyết định, giấy chứng nhận, giấy xác nhận, văn bản thông báo cho Sở Tư pháp mà không gửi kèm theo Phiếu cung cấp thông tin lý lịch tư pháp bổ sung của người có Lý lịch tư pháp.
3. Một số nội dung sửa đổi, bổ sung mới trong biểu mẫu và mẫu sổ lý lịch tư pháp
- Biểu mẫu số 01/TT-LLTP (mẫu Lý lịch tư pháp): bổ sung một số mục về các quyết định, giấy chứng nhận cần cập nhật được quy định trong Thông tư liên tịch số 04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP và mục Quyết định, giấy chứng nhận, văn bản thông báo khác;
- Bổ sung “Mục đích yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp” vào 02 mẫu Tờ khai và 01 mẫu văn bản yêu cầu cấp Phiếu ( dùng cho cá nhân). Đó là các biểu mẫu: Tờ khai yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp (biểu mẫu số 03/2013/TT-LLTP), Tờ khai yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp trường hợp ủy quyền (biểu mẫu số 04/2013/TT-LLTP), Văn bản yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 1 dùng cho cơ quan, tổ chức (biểu mẫu số 05a/2013/TT). Việc bổ sung mục đích vào các biểu mẫu trên nhằm mục đích phục vụ cho công tác quản lý, thống kê, báo cáo tình hình và nắm bắt được nhu cầu sử dụng Phiếu lý lịch tư pháp trong xã hội hiện nay. Việc bổ sung “Mục đích yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp” trong biểu mẫu Tờ khai cũng sẽ không ảnh hưởng đến quyền lợi cũng như gây khó khăn cho cá nhân có yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp vì nội dung này sẽ không ghi vào Phiếu lý lịch tư pháp cấp cho cá nhân đó
- Sửa đổi mẫu Sổ cấp Phiếu lý lịch tư pháp (Sổ cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 1 và Sổ cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 02 gộp vào thành 01 Sổ cấp Phiếu lý lịch tư pháp), Sổ cung cấp thông tin lý lịch tư pháp và Sổ tiếp nhận thông tin lý lịch tư pháp theo hướng đơn giản, thuận tiện, dễ sử dụng trong thực tiễn. Để phù hợp với thực tiễn công tác cấp Phiếu lý lịch tư pháp, mẫu Sổ cấp Phiếu lý lịch tư pháp đã được sửa đổi theo hướng chỉ thể hiện những thông tin cơ bản về người được cấp Phiếu lý lịch tư pháp.