Luật Lý lịch tư pháp (Luật LLTP) của CHLB Đức được Hội đồng liên bang thông qua năm 1972, theo đó lý lịch tư pháp (LLTP) được quản lý tại Cơ quan đăng ký liên bang thuộc Văn phòng Tư pháp liên bang. Theo quy định của Luật LLTP, dữ liệu mà Cơ quan đăng ký liên bang có được chủ yếu do các cơ quan tư pháp cung cấp. Cơ quan đăng ký liên bang ngoài việc quản lý dữ liệu hình sự, còn quản lý các dữ liệu khác như dữ liệu cấm hành nghề, dữ liệu vi phạm hành chính… Hiện tại, số hồ sơ được lưu tại cơ sở dữ liệu LLTP do Cơ quan đăng ký liên bang quản lý khoảng gần 5 triệu hồ sơ, trung bình mỗi ngày có khoảng 13.000 phiếu LLTP được cấp.
Trước đây trong giai đoạn từ những năm 1960, thông tin LLTP tại CHLB Đức được lưu giữ bằng thủ công, ghi bằng tay vào các hồ sơ bằng giấy. Năm 1971 ở Đức ban hành đạo Luật mới về việc lưu trữ thủ công và sửa đổi những thông tin được lưu từ những năm 1960. Đối với những công dân Đức đã phạm tội thì được xóa án tích để có thể hội nhập với xã hội. Theo quy định của đạo luật mới này, các dữ liệu LLTP được thực hiện trên hệ thống điện tử. Những thông tin LLTP được thu thập từ các cơ quan có liên quan và thu thập về một đầu mối tại cơ sở dữ liệu LLTP của liên bang. Sau thời gian những dữ liệu lưu trữ dưới dạng bằng giấy bị xóa bỏ và đưa vào lưu trữ hoàn toàn bằng thông tin điện tử.
1. Lưu trữ, cập nhật thông tin LLTP
Thông tin LLTP được chuyển từ các cơ quan liên quan đến Cơ quan đăng ký liên bang thông qua con đường điện tử dưới dạng các tệp tin. Hiện nay, Cơ quan đăng ký liên bang đang quản lý khoảng 4,7 triệu hồ sơ trong hệ thống LLTP, trong đó có khoảng 1 triệu người không phải là người Đức. Trong số 4,7 triệu hồ sơ LLTP, có khoảng 16 triệu 200 nghìn lần bổ sung chi tiết và khoảng 3 triệu chi tiết liên quan đến những người không phải là người Đức. Hàng ngày, cơ quan đăng ký nhận được khoảng 7.000 quyết định hoặc phán quyết của Tòa án. Trong số 7.000 thông tin nhận được đó có khoảng 4.800 thông tin mới do Tòa án cung cấp và có hiệu lực pháp lý và khoảng 1.800 thông tin bổ sung. Trong những thông tin bổ sung gồm những phán quyết của Tòa án và các quyết định xử phạt hành chính có 170 quyết định hành chính được ghi vào cơ sở dữ liệu và 46 quyết định bổ sung.
Hồ sơ LLTP ghi nhận tất cả án đã tuyên của các tòa án, đưa vào LLTP cả các biện pháp cải tạo, hình phạt cảnh cáo. Việc ghi thông tin vào các tệp tin được thực hiện theo mẫu quy định, cụ thể:
+ Về nhân thân: ghi nhận thông tin về tên, họ (họ gốc và họ sau khi đã có chồng); giới tính, ngày sinh; nơi sinh; quốc tịch; địa chỉ hiện tại.
+ Về án tích: ghi cụ thể số Bản án, Tòa tuyên án, ngày tháng năm tuyên án, ngày có hiệu lực của bản án.
Miêu tả chi tiết: mức hình phạt, hình thức phạt, điều khoản luật áp dụng, khung hình phạt. Trường hợp tổng hợp hình phạt của các bản án cũng phải ghi vào LLTP. Ngoài ra, tệp tin còn ghi cả thông tin về xử phạt vi phạm hành chính như cấm đi khỏi nơi cư trú. Những thông tin xác định người đó không đủ tư cách, thẩm quyền, khả năng làm việc nào đó hoặc rút giấy phép hành nghề. Tệp tin ghi cả lý do một người nào đó không được quyền quản lý trẻ em hoặc giáo dục trẻ vị thành niên. Lý do người nào đó phạm tội nhưng được miễn truy cứu trách nhiệm hình sự như bị ốm đau, tâm thần.
Ghi nhận thông tin bổ sung, thông tin về tình trạng thi hành án, ví dụ trường hợp được ân xá hoặc bị tù nhưng được trả tự do sớm; thông tin về thời hạn còn phải chấp hành án.
LLTP ghi nhận thông tin về quá trình thi hành bản án. Tuy nhiên, trong một số trường hợp ngoại lệ tòa án có tuyên hình phạt nhưng thông tin sẽ được xóa, ví dụ như hình phạt được áp dụng quá nhẹ, hoặc người phạm tội là trẻ vị thành niên nên nếu ghi nhận thông tin thì sẽ gây khó khăn cho họ khi xin việc làm, hòa nhập cộng đồng… Ngoài ra, một số trường hợp thông tin thuộc loại không phải ghi vào LLTP nhưng do vi phạm nhiều lần nên cũng được ghi vào LLTP để cung cấp thông tin tuyệt đối.
Trong Luật về lưu trữ dữ liệu tư pháp liên bang quy định cụ thể hồ sơ LLTP bao gồm những nội dung nào thì cập nhật trong cơ sở dữ liệu LLTP. Nội dung lưu trữ bao gồm: khi người nào đó có đủ điều kiện để kết tội hay không, khi tuyên án đương sự đã thi hành án chưa, án đó có được chuyển sang án treo hay không. Những án được Tòa án tuyên thay thế án cũ đều phải ghi vào cơ sở dữ liệu LLTP. Những chi tiết về cá nhân như thay đổi họ tên cũng được ghi nhận trong cơ sở dữ liệu LLTP. Các nội dung về bản án được ghi nhận, bao gồm: số hồ sơ của Tòa án tuyên, tên Tòa án, lần phạm tội cuối cùng phải được ghi chú rõ ràng, thời gian xem xét điều tra đến ngày xét xử dài hay ngắn đều được ghi chú vào cơ sở dữ liệu LLTP.
Ngày phán quyết đầu tiên phải được ghi chú cẩn thận trong cơ sở dữ liệu LLTP bởi vì từ ngày đó đương sự được tính thời gian xóa án tích. Tội danh, mức án đều được ghi để tính thời gian xóa án tích. Công dân có được mang giấy phép mang súng hay không hoặc công dân đó có bị cấm đảm nhiệm chức vụ hay không (ví dụ như cấm hành nghề bác sỹ hoặc kiến trúc sư) đều được ghi chú trong cơ sở dữ liệu. Sự thay đổi về chỗ ở của từng đương sự cũng phải ghi nhận để sau này dễ dàng tra cứu thông tin.
Những thông tin nêu trên được lập trình trong hệ thống cơ sở dữ liệu một cách chính xác, giả sử thông tin chuyển đến theo con đường điện tử có sự nhầm lẫn, ví dụ theo quy định tuối chịu trách nhiệm hình sự là 14 tuổi, mà thông tin ghi nhầm là 12 tuổi hoặc tù chung thân theo quy định là 15 năm, mà ghi nhầm là 20 năm, thì máy tính sẽ không cập nhật thông tin bị nhầm đó, mà sẽ tự động cập nhật lại theo 14 năm (đối với tuổi chịu trách nhiệm hình sự) và 15 năm (tù chung thân)
Trong hệ thống lưu trữ thông tin LLTP chia ra nhiều loại dữ liệu khác nhau như về kinh doanh, thanh thiếu niên… Nếu Viện công tố điều tra các hành vi vi phạm, nhưng không kết tội thì những hành vi, chứng cứ đó vẫn lưu lại trong dữ liệu LLTP hình sự để phục vụ cho các cuộc điều tra khác nếu họ phạm tội trong những thời gian tiếp theo. Những cơ quan có thẩm quyền xin cung cấp thông tin này là Viện Công tố, Tòa án và các cơ quan liên quan đến bí mật nhà nước.
2. Đính chính thông tin.
Những thông tin bị cung cấp sai như về ngày, tháng năm sinh thường do các cơ quan cung cấp thông tin và có thể do chính cơ quan đó phát hiện sau này và gửi văn bản đính chính tới Cơ quan đăng ký liên bang hoặc có thể do chính Văn phòng đăng ký phát hiện. Trong những trường hợp này Cơ quan đăng ký sẽ chỉnh sửa và có thông báo cho cơ quan đã cung cấp được biết.
Các trường hợp thông tin sai cần chỉnh sửa phải có Biên bản chỉnh sửa thông tin nào, tên người chỉnh sửa và thời gian chỉnh sửa.
Nếu thông tin do cơ quan cung cấp sai ảnh hưởng đến quyền lợi có thể truy lại, để bồi thường về giá trị cho người được cấp.
Nếu một người được đổi tên, thì những thông tin đó được cập nhật thông tin trong cơ sở dữ liệu.
3. Xử lý các thông tin bằng dữ liệu điện tử.
Hệ thống đầu vào tự động có từ năm 1994, thông tin đầu vào được hoàn toàn tự động hóa, việc chuyên nhận thông tin từ các tòa án, viện công tố chuyển sang. Các thông tin được gửi tới qua con đường điện tử được kiểm tra dưới hai hình thức: kiểm tra về hình thức và kiểm tra về nội dung.
+ Kiểm tra về hình thức: Những thông tin được gửi tới được kiểm tra xem có đúng, phù hợp với các quy định hay không. Những thông tin không đúng, thì sẽ gửi trả lại và nói lý do trả lại. Nhân viên tiếp nhận thông tin sẽ liên hệ bằng điện thoại hoặc điện tín để bổ sung những thông tin thiếu đó.
+ Kiểm tra về nội dung: Thông tin nhận được được đưa vào hệ thống xem cách phát âm về họ tên, tuổi có đúng không. Những nội dung phải kiểm tra 5 loại thông tin: tên, họ, tên khai sinh, ngày tháng năm sinh, nơi sinh (Có một bảng quy định những thủ tục và chi tiết phải tuân thủ). Sau khi kiểm tra xong sẽ sang giai đoạn cung cấp thông tin tự động.
Hiện nay, vẫn còn khoảng 2% thông tin nhận được bằng văn bản giấy. Những thông tin này phải được chuyển hóa và đưa vào dữ liệu điện tử bằng cách nhập thủ công trên máy vi tính. Có một phần mềm riêng đối với việc xử lý các thông tin nhận bằng giấy, sau đó kết nối với phần mềm điện tử đã được mã hóa. Sau khi nhập thông tin vào máy, thì các thông tin bằng giấy được hủy đi, không đưa vào lưu trữ (Có khoảng 150-170 nhân viên xử lý thông tin bằng văn bản giấy).
Những kinh nghiệm quý giá về việc xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu LLTP của nước Đức sẽ được tiếp tục nghiên cứu và áp dụng trong thực tiễn xây dựng cơ sở dữ liệu LLTP, cũng như việc chuyển đổi mô hình quản lý lý lịch tư pháp trong tương lai tại Việt Nam.