Tìm hiểu về việc cấp và sử dụng Phiếu lý lịch tư pháp tại Cộng hòa liên bang Đức

Cơ quan đăng ký liên bang có thẩm quyền cấp Phiếu LLTP cho Cơ quan, tổ chức và công dân. Cơ quan đăng ký liên bang nhận đơn cấp Phiếu LLTP trên nguyên tắc nhanh chóng và đơn giản. Có một phòng riêng thuộc Cơ quan đăng ký liên bang chịu trách nhiệm về việc sưu tra, lưu trữ các dữ liệu.

Các cơ quan gửi yêu cầu cấp Phiếu LLTP bằng đường điện tử. Đối với cá nhân muốn xin cấp Phiếu LLTP phải đến Tòa thị chính, nơi công dân đó cư trú để xác nhận các thông tin về nơi cư trú của công dân, sau đó Tòa thị chính chuyển đơn đến Cơ quan đăng ký liên bang bằng đường điện tử. Công dân có thể làm đơn bằng đường điện tử và gửi cho Cơ quan đăng ký liên bang để xin cấp Phiếu LLTP.

Các cơ quan có quyền nộp đơn xin cấp phiếu LLTP, tuy nhiên cơ quan đó phải được xác nhận rằng đó là các cơ quan nhà nước chứ không phải là doanh nghiệp. Trong Cơ quan đăng ký liên bang cũng lưu trữ một ngân hàng dữ liệu các cơ quan nhà nước (khoảng 30.000 cơ quan), mỗi cơ quan nhà nước có một mã số riêng, trong đó ghi chú cơ quan này được cung cấp loại thông tin nào. Nếu cơ quan đó đúng với mã số và chức năng, thì việc cung cấp thông tin LLTP được thực hiện tự động. Nếu không đúng như dữ liệu trong ngân hàng, thì phải chịu sự kiểm tra của Cơ quan đăng ký liên bang. Người dân xin cấp Phiếu LLTP, thì yêu cầu về địa chỉ phải thật chính xác và phải được kiểm tra vì phiếu LLTP được gửi thẳng đến địa chỉ của người xin cấp phiếu.

2. Cấp Phiếu LLTP

Phiếu LLTP được cấp qua hệ thống điện tử và cung cấp dưới dạng bằng giấy. Tuy nhiên, những yêu cầu từ Tòa án, Viện Công tố về việc cung cấp Phiếu LLTP đố vơi cá nhân đều được gửi bằng con đường điện tử. Phiếu LLTP bằng giấy chỉ cấp duy nhất cho công dân. Các văn bản dưới Luật hướng dẫn chi tiết việc cấp Phiếu LLTP như: mẫu mã, nội dung trên Phiếu LLTP và được lập trình trên phần mềm. Phiếu LLTP được in trên chất liệu giấy đặc biệt và có in các dấu hiệu chống làm giả.

Luật quy định các đối tượng có quyền đề nghị cấp Phiếu LLTP, cụ thể:

+ Cá nhân có quyền đề nghị cấp Phiếu LLTP (hạn chế và không hạn chế) của mình.

+ Các cơ quan có chức năng bảo vệ an ninh, phòng chống tội phạm mà Bộ luật hình sự quy định có quyền đề nghị cấp Phiếu LLTP của người thuộc đối tượng điều tra, đối tượng tình nghi phạm tội hoặc có nguy cơ cao phạm tội.

+ Cơ quan quản lý lao động có quyền đề nghị cấp Phiếu LLTP của người lao động thuộc đối tượng quản lý của cơ quan đơn vị nhưng phải có đồng thuận của người lao động và được thể hiện trong đơn đề nghị.

Cơ quan đăng ký liên bang nhận đề nghị cấp Phiếu LLTP chủ yếu qua đường Internet, chỉ có một số ít công dân trực tiếp đến Cơ quan đăng ký liên bang để đề nghị Phiếu LLTP. Khi nhận được yêu cầu, hệ thống sẽ tự xử lý thông tin, in kết quả phiếu, đóng gói và tự động gửi thông tin qua đường bưu điện đến địa chỉ của người yêu cầu. Các cơ quan, tổ chức có quyền đề nghị cấp Phiếu LLTP của cá nhân sẽ gửi đề nghị và thông tin về người cần trích lục LLTP qua Internet. Khi nhận được thông tin, phần mềm sẽ giúp nhận dạng ai là người gửi đề nghị và tiến hành tra cứu thông tin trong cơ sở dữ liệu, xử lý thông tin và gửi kết quả qua đường Internet.

Hầu hết việc xử lý thông tin được thực hiện tự động hóa, chỉ có một số trường hợp nhỏ khi phát hiện có sự sai lệch thông tin, trùng lặp thông tin thì màn hình của máy sẽ hiển thị tất cả thông tin về những trường hợp trùng lặp hoặc nghi ngờ có sai lệch, Cơ quan đăng ký liên bang phải tiến hành xác minh tại nguồn cung cấp thông tin, cơ quan quản lý hộ tịch… và xử lý thủ công. Thực tế số lượng này xảy ra rất ít.

Hiện nay, ngoài việc cấp Phiếu LLTP cho công dân Đức, Cơ quan đăng ký liên bang còn cung cấp Phiếu LLTP cho người nước ngoài.

Theo Luật quy định có các loại Phiếu LLTP:

+ Phiếu LLTP tư: được cấp cho công dân khi có nhu cầu cấp Phiếu LLTP. Phiếu LLTP loại này sẽ được cấp và gửi về tận địa chỉ cho công dân đó. Trong Phiếu LLTP này ghi nhận tất cả các nhân thân của công dân. Tuy nhiên, những khả năng không bị kết tội khi không đủ điều kiện kết tội, thì không ghi trong Phiếu

+ Phiếu LLTP Nhà nước: Phiếu này có nội dung tương tự như phiếu LLTP tư, tuy nhiên trong Phiếu loại này sẽ ghi cả các khả năng không bị kết tội khi không đủ điều kiện kết tội đối với người xin cấp Phiếu LLTP

+ Phiếu LLTP liên quan đến vấn đề kinh doanh: Trong Phiếu này ghi cả những tội nhẹ, nếu liên quan đến lĩnh vực kinh doanh.

+ Phiếu LLTP mở rộng: Ngoài những thông tin giống như trong phiếu LLTP tư còn ghi những tội phạm nhỏ, không quan trọng và những chi tiết như các tội về tình dục, phổ biến phim về tình dục... Phiếu LLTP này được cấp cho những người có liên quan đến giáo dục trẻ em như làm nghề giáo viên, chăm sóc trẻ

Phiếu LLTP nào được sử dụng cho cơ quan tổ chức nào đều được quy định cụ thể trong Luật số 41 ví dụ Viện Công tố được cấp phiếu LLTP dùng cho việc điều tra, truy tố xét xử.

Giá trị của Phiếu LLTP: Giá trị của  Phiếu LLTP được tính đến thời điểm cấp phiếu LLTP, thường có giá trị trong vòng 3 tháng. 96% phiếu LLTP không ghi quá khứ tiền án trong Phiếu, điều này giúp cho đương sự được tái hòa nhập nhanh chóng trong cộng đồng.

Mục đích chủ yếu của việc cấp phiếu LLTP là để xin việc làm. Theo quy định trong đơn cấp phiếu LLTP phải ghi rõ mục đích sử dụng Phiếu. Phiếu LLTP cấp cho cơ quan, tổ chức có ghi mục đích sử dụng phiếu. Tuy nhiên phiếu LLTP cấp cho công dân, thì không ghi mục đích sử dụng. Có khoảng 300 mục đích giành cho cơ quan tổ chức xin cấp phiếu LLTP.

Lệ phí cấp phiếu LLTP: Người dân xin cấp Phiếu LLTP phải nộp phí. Lệ phí cấp  Phiếu là 13 EURO. Lệ phí được miễn đối với người phải chịu sự trợ cấp thất nghiệp hoặc xin Phiếu LLTP vì mục đích từ thiện. Cơ quan tổ chức không phải nộp phí cấp phiếu. Việc cấp phiếu LLTP được thực hiện rất nhanh trong chỉ vòng 30 giây. Các trường hợp có nghi ngờ phải thực hiện kiểm tra lại tại các cơ quan cung cấp thông tin: ví dụ như ngày sinh giống nhau, nơi sinh giống nhau, tên khai sinh giống nhau, nhưng kết quả tra cứu lại khác nhau do đó phải liên hệ với cơ quan quản lý sổ hộ tịch, sổ quản lý hộ khẩu để kiểm tra lại thông tin. Những trường hợp phải xem xét lại thường là những trường hợp bị cung cấp sai lệch thông tin do các cơ quan cung cấp gửi tới. Việc phát hiện sai lệch có thể do chính cơ quan cung cấp phát hiện và gửi thông tin tới để chỉnh sửa, cũng có thể do Văn phòng đăng ký phát hiện ra và thông báo cho cơ quan cung cấp. Tuy nhiên số sai lệch này là rất ít.

3. Cung cấp thông tin LLTP

 Việc cung cấp thông tin có một quy chế riêng và phải bảo đảm bí mật đời tư. Ở Đức có Luật bảo vệ thông tin cá nhân, theo đó, người dân có quyền được bảo vệ thông tin cá nhân của mình nhưng phải có sự dung hòa trong xã hội. Do vậy, ngoài việc người dân có quyền đề nghị cung cấp trích lục của mình, trong một số trường hợp tổ chức cũng có quyền đề nghị cung cấp trích lục của cá nhân nhưng phải sử dụng đúng mục đích hoặc có quyền yêu cầu người dân xuất trình LLTP của mình.

Luật quy định cụ thể những cơ quan có quyền đề nghị cung cấp trích lục LLTP, cụ thể: Tòa án, Viện Công tố; cơ quan quản lý nhà tù, các nhà chức trách, cơ quan quân báo, tình báo, cơ quan phản gián; cơ quan thuế và một số cơ quan đặc biệt có quyền đề nghị trích lục LLTP tuyệt đối. Ngoài ra có các cơ quan khác cũng không bị giới hạn như cơ quan đặc trách chuyên về kiểm soát vũ khí, kiểm soát phóng xạ, kiểm soát an ninh, đường không lưu. Các cơ quan này đều gửi yêu cầu cung cấp thông tin LLTP qua đường điện tử và Cơ quan đăng ký liên bang cung cấp thông tin qua đường điện tử và cấp phiếu LLTP. Phiếu này chỉ chứa một phần thông tin của người đó mà thôi. Ví dụ như án phạt tiền, án phạt tù đến 3 tháng thì không phải ghi trong Phiếu đó, tuy nhiên với điều kiện đó phải là án duy nhất đối với đương sự. Ngoài ra án tuyên đối với thanh thiếu niên thì không ghi trong Phiếu LLTP, vì đó là án để giáo dục thanh thiếu niên.

Những tội nhỏ không quan trọng thì không ghi trong phiếu LLTP khi cung cấp thông tin LLTP. Nhưng đối với những án liên quan đến tình dục thì phải ghi trong Phiếu LLTP. Không chỉ tổ chức và công dân Đức có quyền đề nghị cấp Phiếu LLTP mà một số cơ quan trong khối liên minh cũng có quyền đề nghị cung cấp thông tin của cá nhân khi có hiệp ước hoặc có sự thảo thuận của Bộ Tư pháp hai nước.

Khi cung cấp thông tin, Cơ quan đăng ký liên bang phải theo dõi ngày nhận đơn, ngày cấp trích lục. Thông tin tên cơ quan đã cung cấp sẽ được lưu trữ và sau một năm thì xóa hết

Hàng ngày, Cơ quan đăng ký liên bang cung cấp khoảng 46.400 thông tin, trong đó có khoảng 34.300 thông tin cung cấp cho cơ quan nhà nước và gần 13.000 Phiếu LLTP. Trong số 34.300 thông tin thì đa số thông tin cung cấp cho cơ quan tư pháp, trong số đó có 32% thông tin có tiền án, tiền sự và 48% thông tin không có  tiền án, tiền sự.

Các phòng chuyên môn thuộc Văn phòng đang ký liên bang phụ trách việc cung cấp thông tin, trong đó có phòng phụ trách cung cấp thông tin trong nước, có phòng phụ trách cung cấp thông tin nước ngoài. Hàng ngày có khoảng 40.000 câu hỏi liên quan đến việc cung cấp thông tin được gửi đến văn phòng, do vậy phải có một hệ thống phân chia để trả lời các câu hỏi theo quy trình. Các câu hỏi và trả lời được gửi bằng điện tử. Việc cung cấp thông tin được thực hiện theo mẫu bao gồm các thông tin chi tiết về cá nhân mà cơ quan đó muốn xin thông tin, mục đích xin thông tin, số hồ sơ, địa chỉ của người nhận, đặc biệt là địa chỉ bưu điện xin cung cấp thông tin.

Những thông tin về cá nhân lưu trong cơ sở dữ liệu phải chính xác. Tính chính xác đối  với từng cá nhân đó là rất quan trọng. Trước khi công dân Đức xin cấp Phiếu LLTP, người đó phải đến tòa thị chính, nơi đăng ký hộ khẩu để cơ quan đó xác nhận hộ khẩu. Người xin cấp Phiếu LLTP phải làm Đơn có xác nhận của tòa thị chính. Sau khi có xác nhận chính xác của Tòa thị chính, thì mới giải quyết được.