Sau hơn ba năm thực hiện Luật Lý lịch tư pháp, công tác xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp đã đạt được nhiều kết quả đáng khích lệ. Tính từ ngày 01/7/2010 (ngày Luật Lý lịch tư pháp có hiệu lực) đến ngày 01/7/2013, Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia đã tiếp nhận 205.352 thông tin, trong đó có 199.956 thông tin lý lịch tư pháp về án tích. Các Sở Tư pháp trên toàn quốc đã tiếp nhận hơn 642.011 thông tin từ Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát, Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia, cơ quan thi hành án dân sự và các cơ quan, tổ chức khác. Trên cơ sở thông tin nhận được, các Sở Tư pháp đã cập nhật, xử lý thông tin, xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp tại địa phương và cung cấp thông tin cho Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia để xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp trong phạm vi cả nước.
Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử đang từng bước được triển khai xây dựng tại Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia và các Sở Tư pháp. Từ năm 2011, Bộ Tư pháp đã chủ trì xây dựng và đưa vào sử dụng thử nghiệm Phần mềm quản lý lý lịch tư pháp dùng cho Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia và Phần mềm lý lịch tư pháp dùng chung cho các Sở Tư pháp để phục vụ hoạt động tiếp nhận, xử lý thông tin, từng bước xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử. Cùng với việc triển khai xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử, Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia và các Sở Tư pháp đã triển khai lập hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy để đưa vào lưu trữ trong cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp.
Trên cơ sở Phần mềm thử nghiệm, Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia đã thực hiện lập 77.885 Lý lịch tư pháp, cập nhật, xử lý 65.898 thông tin về chấp hành xong hình phạt tù, đặc xá để từng bước xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử; tổ chức lưu trữ hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy (trang bị kho lưu trữ, tủ đựng hồ sơ lý lịch tư pháp); lập và đưa vào lưu trữ 55.018 hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy theo đúng nguyên tắc của hoạt động này, bảo đảm thuận tiện cho việc tra cứu, khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp. Về phía các Sở Tư pháp, tính đến ngày 01/7/2013, các Sở Tư pháp đã lập được 155.249 Lý lịch tư pháp và cập nhật 54.621 thông tin lý lịch tư pháp bổ sung.
Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được nêu trên, công tác xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp còn gặp một số khó khăn, bất cập sau đây:
Thứ nhất, nhiệm vụ quản lý lý lịch tư pháp đã được Chính phủ giao cho Bộ Tư pháp từ năm 1993 trên cơ sở Nghị định số 38/CP ngày 04/6/1993 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp. Tuy nhiên, trong khoảng thời gian 10 năm (từ năm 1999 đến năm 2009), hoạt động quản lý lý lịch tư pháp chủ yếu mới chỉ được thực hiện trong lĩnh vực cấp Phiếu lý lịch tư pháp trên cơ sở Thông tư liên tịch số 07/1999/TTLT-BTP-BCA ngày 18/02/1999 quy định việc cấp Phiếu lý lịch tư pháp. Ở thời kỳ này, do chưa có cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp nên để phục vụ yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp của cá nhân, các Sở Tư pháp phải phối hợp với cơ quan Công an để tra cứu thông tin trong hệ thống hồ sơ của ngành Công an. Chỉ đến khi Luật Lý lịch tư pháp được Quốc hội thông qua ngày 17/6/2009, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/7/2010 thì nhiệm vụ xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp mới bắt đầu được triển khai thực hiện.
Có thể nói, công tác xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp là nhiệm vụ hoàn toàn mới, khó khăn, phức tạp và mang tính chuyên môn sâu. Trong khi đó, đội ngũ cán bộ làm công tác này tại Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia và tại các Sở Tư pháp còn thiếu về số lượng và hạn chế về chuyên môn nghiệp vụ cũng như kinh nghiệm thực tiễn và còn thường xuyên biến động. Một số địa phương chưa thực sự quan tâm, chú trọng tới công tác xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp. Một bộ phận lãnh đạo và cán bộ làm công tác lý lịch tư pháp chưa nhận thức hết tầm quan trọng của công tác xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp. Chính vì vậy, hoạt động xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp thời gian qua còn gặp nhiều khó khăn, lúng túng, từ lý luận tới kinh nghiệm thực tiễn, từ định hướng, khái quát về quy mô, cấu trúc cơ sở dữ liệu cho tới việc tổ chức thực hiện. Công tác xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp tại hầu hết các địa phương chưa đáp ứng được yêu cầu của Luật Lý lịch tư pháp. Số lượng thông tin lý lịch tư pháp chưa được xử lý, cập nhật vào cơ sở dữ liệu còn tồn đọng khá lớn, cá biệt có địa phương đến năm 2013 mới bắt đầu triển khai xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp. Thực tế này dẫn đến việc tra cứu, xác minh thông tin lý lịch tư pháp có từ ngày 01/7/2010, phục vụ công tác cấp Phiếu lý lịch tư pháp phần lớn vẫn còn dựa trên cơ sở thông tin của cơ quan Công an và các cơ quan khác cung cấp. Hơn nữa, do đây là lĩnh vực công việc mới và khó, mang tính nghiệp vụ rất chuyên sâu nên trong những năm đầu tiên triển khai công tác này, việc cập nhật, xử lý thông tin để từng bước tạo lập cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp còn gặp rất nhiều khó khăn. Tình trạng thông tin thiếu, được xử lý, cập nhật vào cơ sở dữ liệu không thống nhất tại các Sở Tư pháp vẫn còn khá phổ biến.
Thứ hai, một trong những khó khăn, thách thức đối với hoạt động xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp là tổ chức mô hình cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp. Hiện nay, cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp được xây dựng theo mô hình hai cấp tại Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia và tại các Sở Tư pháp. Mô hình này là khả thi trong giai đoạn đầu thực hiện Luật Lý lịch tư pháp, tuy nhiên đến nay đã bắt đầu bộc lộ các bất cập do thông tin lý lịch tư pháp phải thường xuyên phải trao đổi giữa các cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu ở Trung ương và địa phương nên mất nhiều chi phí và thời gian. Mô hình này cũng khó bảo đảm yêu cầu về an toàn, tính chính xác và đồng bộ của dữ liệu thông tin do có quá nhiều đầu mối tiếp nhận, cập nhật, xử lý thông tin (hiện nay có 64 đầu mối thực hiện tiếp nhận, xử lý thông tin để xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp bao gồm Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia và 63 Sở Tư pháp). Hạn chế này là một thách thức rất lớn đối với yêu cầu bảo đảm đồng bộ dữ liệu giữa cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp tại Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia và tại các Sở Tư pháp.
Thứ ba, công tác lưu trữ hồ sơ lý lịch tư pháp bằng văn bản giấy tại các địa phương hầu như chưa được thực hiện theo đúng yêu cầu của công tác này. Việc đầu tư kinh phí, trang thiết bị làm việc, bố trí kho lưu trữ và các trang thiết bị lưu trữ, bảo quản hồ sơ lý lịch tư pháp bằng văn bản giấy còn rất hạn chế.
Thứ tư, trang thiết bị, cơ sở vật chất và biên chế của các Bộ, ngành có liên quan phục vụ cho việc tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp còn chưa có sự đầu tư, quan tâm thích đáng và cũng chưa có hướng dẫn cụ thể việc ghi chép, theo dõi số lượng thông tin đã được cung cấp. Hiện nay, để thực hiện nhiệm vụ cung cấp, tra cứu, xác minh thông tin lý lịch tư pháp các Bộ, ngành có liên quan hiện phải sử dụng kinh phí, trang thiết bị hiện có của các ngành để thực hiện nhiệm vụ theo quy định của Luật Lý lịch tư pháp.
Thứ năm, mức độ ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động xây dựng, quản lý, lưu trữ, sử dụng, khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp còn hạn chế và chưa thống nhất, đồng bộ giữa các cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp. Việc xây dựng phần mềm dùng chung về quản lý lý lịch tư pháp còn chậm được triển khai nên sau khi Luật Lý lịch tư pháp có hiệu lực, một số Sở Tư pháp đã xây dựng Phần mềm riêng để phục vụ công tác xây dựng cơ sở dữ liệu, một số Sở Tư pháp vẫn thực hiện lập Lý lịch tư pháp bằng phương pháp thủ công. Điều này đã dẫn đến cấu trúc cơ sở dữ liệu ở mỗi Sở Tư pháp là khác nhau, không thống nhất, gây khó khăn cho việc triển khai trao đổi dữ liệu điện tử giữa các cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp và khả năng tích hợp vào cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp quốc gia. Tiến độ hoàn thiện Phần mềm quản lý lý lịch tư pháp dùng chung cũng chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp... Hạ tầng kỹ thuật ứng dụng công nghệ thông tin còn rất khó khăn, chưa đáp ứng được yêu cầu trước mắt cũng như lâu dài của công tác xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp. Hơn nữa, tại Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia và tại các Sở Tư pháp chưa triển khai thực hiện chính thức việc kết nối cung cấp, trao đổi, tra cứu, xác minh thông tin lý lịch tư pháp bằng dữ liệu điện tử. Giữa Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia, Sở Tư pháp với các cơ quan có thẩm quyền cung cấp thông tin lý lịch tư pháp chưa có cơ chế để thực hiện triển khai ứng dụng công nghệ thông tin. Do vậy, hiện nay việc thực hiện cung cấp thông tin vẫn theo phương thức thủ công – dưới hình thức bằng văn bản giấy. Thực tế này cũng làm ảnh hưởng đến tiến độ và hiệu quả của hoạt động xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp.
Thứ sáu, cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp đang trong quá trình mới hình thành nên yêu cầu về khai thác, sử dụng còn rất hạn chế.
Xuất phát từ thực trạng công tác xây dựng, quản lý, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp như đã trình bày trên đây, có thể khẳng định, cần thiết phải tổ chức kiểm soát chất lượng hoạt động xây dựng, quản lý, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu. Thông qua việc tổ chức thực hiện kiểm soát chất lượng hoạt động xây dựng quản lý, sử dụng, khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp sẽ tạo cơ sở pháp lý điều chỉnh toàn diện và có hệ thống các vấn đề liên quan đến tiêu chí, quy trình kiểm soát chất lượng hoạt động này; góp phần nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức cũng như các cơ quan, đơn vị có liên quan về vị trí, vai trò, ý nghĩa của hoạt động xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp. Nhờ vậy, chất lượng hoạt động xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp sẽ được nâng lên.
Thông qua hoạt động kiểm soát, sẽ kịp thời phát hiện và khắc phục những sai sót; hạn chế xảy ra vi phạm pháp luật hoặc khiếu kiện đòi bồi thường thiệt hại do cung cấp thông tin lý lịch tư pháp sai sự thật, gây thiệt hại cho người được cấp Phiếu lý lịch tư pháp. Đặc biệt, qua công tác kiểm soát chất lượng hoạt động xây dựng, quản lý, sử dụng, khai thác cơ sở dữ liệu, các cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu sẽ kịp thời khắc phục những hạn chế, yếu kém về chuyên môn, nghiệp vụ của công chức, viên chức làm công tác lý lịch tư pháp, để từ đó có chương trình, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nâng cao trình độ cho công chức, viên chức làm công tác này.
Hiện nay, Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia đang triển khai nghiên cứu Đề tài khoa học cấp Bộ “Xây dựng tiêu chí kiểm soát chất lượng hoạt động xây dựng, quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp”. Sản phẩm nghiên cứu của Đề tài này sẽ là những bước khởi đầu quan trọng để thực hiện “ISO hóa” quy trình kiểm soát chất lượng hoạt động xây dựng, quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp – công cụ hữu hiệu để nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý lý lịch tư pháp.
Ths.Đỗ Thúy Lan - Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia.